ইমেল পরিচালনা করা একটি কঠিন জিনিস হতে পারে। কাজের পরিবেশে, দক্ষতা বজায় রাখার জন্য আপনার একটি সংগঠিত ইনবক্স রাখা অপরিহার্য। একটি বিশৃঙ্খল ইনবক্স একটি বরং বিশাল যন্ত্রণার প্রমাণ দিতে পারে, বিশেষ করে যখন আপনি পুরোনো ইমেলগুলির পাহাড়ে স্ক্রোল করতে বাধ্য হন তখন আপনার আর প্রয়োজন নাও হতে পারে। এক সময়ে, সেই পুরানো ইমেলগুলি একটি উদ্দেশ্য পূরণ করতে পারে তবে একটি নির্দিষ্ট ইমেল খুঁজতে গিয়ে অতিরিক্ত বাধায় পরিণত হয়েছে। স্প্যামে ভরা একটি ইনবক্স সত্যিই আপনার ইমেল লাইব্রেরি পরিচালনা করার ক্ষমতা থেকে কেড়ে নিতে পারে, এবং যখন আপনার ইমেলকে অতিরিক্ত স্প্যাম তালিকায় আসা থেকে বিরত রাখার প্রচুর উপায় রয়েছে - আমরা আপনার ইমেলটি বেনামে পাঠানোর পরামর্শ দিচ্ছি - আপনাকে এখনও পরিষ্কার করতে হবে পুরানো স্প্যাম বার্তাগুলি যা প্রথমে আপনার ইনবক্সে তাদের পথ খুঁজে পেয়েছিল৷
অনেক সময় খরচ এড়াতে আমি আপনার সমস্ত পুরানো ইমেল ম্যানুয়ালি মুছে ফেলার চেষ্টা করার পরামর্শ দেব না। পরিবর্তে, ফিল্টারগুলির সাহায্যের জন্য ধন্যবাদ, আপনি সেই ইমেলগুলি থেকে অনেক দ্রুত পরিত্রাণ পেতে সক্ষম হবেন৷ একটি ফিল্টার তৈরি করে আপনি একটি নির্দিষ্ট সময়ের ফ্রেমের উপর ভিত্তি করে পুরানো বার্তা মুছে ফেলতে পারেন। ফিল্টার ব্যবহার করে আমি যে সমস্যাটি দেখতে পাচ্ছি তা হল তারা শুধুমাত্র নতুন প্রাপ্ত বার্তাগুলিতে প্রযোজ্য। দ্বিতীয়বার পাইলআপ না ঘটে তা নিশ্চিত করতে আপনি ভবিষ্যতে ফিল্টার প্রয়োগ করতে পারেন তবে সেই ইমেলগুলি এখন আপনার ইনবক্সটি পূরণ করে কি হবে?
Gmail-এ পুরানো ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছুন৷
আপনার জিমেইল ইনবক্সে জর্জরিত হওয়া আর প্রয়োজনীয় ইমেলগুলি আর পুরনোদের থেকে নিজেকে মুক্ত করার জন্য কিছু জিনিসের মধ্যে ডুব দিতে হবে৷ আমি কীভাবে আপনার ফিল্টারগুলি সেট আপ করতে হবে, ভবিষ্যতে ব্যবহারের জন্য সেগুলি প্রয়োগ করতে হবে এবং Gmail অ্যাড-অন, ইমেল স্টুডিও ব্যবহার করে কীভাবে বর্তমান পুরানো সমস্ত ইমেলগুলি থেকে মুক্তি পেতে হবে তা নিয়ে যাব।
আপনার ফিল্টার সেট আপ করা হচ্ছে
প্রথম জিনিস প্রথম, আপনার সেট আপ করা যাক ফিল্টার .
শুরু করা:
- প্রয়োজনীয় শংসাপত্র সহ আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন।
- Cog/Gear আইকনটি সনাক্ত করুন। এই হল জিমেইল সেটিংস মেনু এবং উইন্ডোর উপরের-ডান কোণে পাওয়া যাবে। এই আইকনে ক্লিক করুন এবং তারপর নির্বাচন করুন সেটিংস ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে।
- "ফিল্টার" ট্যাবে ক্লিক করুন এবং তারপরে ক্লিক করুন একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করুন .
- "শব্দ আছে" ইনপুট বক্সে, নিম্নলিখিতটি টাইপ করুন - তার চেয়ে পুরানো:x যেখানে "x" হল বার্তাগুলির সময়সীমা যা আপনি মুছে ফেলতে চান৷ এটি একটি অক্ষর দ্বারা অনুসরণ করা একটি সংখ্যা হবে। অনুসরণ করা অক্ষরগুলি সময়সীমার সাথে সম্পর্কিত হবে। আপনাকে দিনের জন্য "d" ব্যবহার করতে হবে, সপ্তাহের জন্য "w" এবং মাসের জন্য "m" ব্যবহার করতে হবে। একটি উদাহরণ হবে older_ than:3d আপনি যদি তিন দিনের বেশি পুরানো ইমেলগুলি মুছতে চান।
- পরবর্তী, ক্লিক করুন এই অনুসন্ধানের সাথে ফিল্টার তৈরি করুন বোতাম
- "এটি মুছুন" এবং "এছাড়াও ফিল্টার প্রয়োগ করুন" লেবেলযুক্ত বাক্সগুলিতে ক্লিক করে একটি টিক চিহ্ন দিয়ে পূরণ করুন৷
- অবশেষে, ক্লিক করুন ফিল্টার তৈরি করুন আপনি যে তারিখটি সেট করেছেন তার উপর ভিত্তি করে আপনার সমস্ত পুরানো ইমেলগুলির সাক্ষী হতে, আপনার ইনবক্স থেকে আপনার ট্র্যাশ ফোল্ডারে যান৷
Gmail এ বার্তাগুলি মুছে ফেলা হলে, সেগুলি অবিলম্বে অস্তিত্ব থেকে অদৃশ্য হয়ে যায় না। পরিবর্তে, আপনি সেগুলি আপনার ট্র্যাশ ফোল্ডারে খুঁজে পেতে পারেন৷ এর মানে হল যে সেই ইমেলগুলি এখনও আপনার সামগ্রিক ডেটা ক্ষমতার সাথে গণনা করা হবে। এগুলিকে সম্পূর্ণরূপে পরিত্রাণ দিতে, আপনি হয় 30-দিন পরে Gmail স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার জন্য অপেক্ষা করতে পারেন বা এখনই সেগুলি মুছে ফেলতে পারেন৷ পরেরটি সম্পাদন করতে, ক্লিক করুন আবর্জনা ফোল্ডার এবং তারপর লিঙ্কে ক্লিক করুন এখন ট্র্যাশ খালি করুন .
ভবিষ্যতে মুছে ফেলার জন্য ফিল্টার (পুনরায় আবেদন)
এই নিবন্ধটির শিরোনাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার সাথে কাজ করছে। দুর্ভাগ্যবশত, ফিল্টার স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্রিগার করা যাবে না। আপনাকে ফিরে যেতে হবে এবং আপনার বর্তমান ইনবক্সে ফিল্টারটি আবার প্রয়োগ করতে হবে।
একটি ফিল্টার পুনরায় প্রয়োগ করতে:
- Gmail উইন্ডোর উপরের ডানদিকে Cog/Gear আইকনে ক্লিক করে এবং নির্বাচন করে আপনার সেটিংসে ফিরে যান সেটিংস ড্রপ-ডাউন থেকে।
- "ফিল্টার" ট্যাবে ক্লিক করুন।
- যেহেতু আপনি ইতিমধ্যে একটি ফিল্টার তৈরি করেছেন, আপনি এখন ক্লিক করতে পারেন সম্পাদনা করুন , যা সেই ফিল্টারের পাশে অবস্থিত। আপনি যদি আগে একাধিক ফিল্টার তৈরি করে থাকেন, তাহলে প্রতিটি ফিল্টারের মানদণ্ড প্রদর্শিত হবে বলে আপনি সহজেই আপনার পছন্দের একটি খুঁজে পেতে পারেন।
- ক্লিক চালিয়ে যান আপনার অনুসন্ধানের মানদণ্ডের সাথে প্রদর্শিত বিভাগে। আপনি আসল ফিল্টার সেট আপ করার সময় যে স্ক্রিনটি উপস্থিত হয়েছিল তার মতোই এটি হবে৷
- আবার "এছাড়াও ফিল্টার প্রয়োগ করুন" এর পাশের বাক্সে একটি টিক চিহ্ন প্রয়োগ করুন৷
- এই সময়, ফিল্টার সক্রিয় করতে, ক্লিক করুন ফিল্টার আপডেট করুন . আপনার সমস্ত পুরানো ইমেলগুলি, নির্দিষ্ট সময়সীমাতে সেট করা হয়েছে, এখন এটিকে দূরে সরিয়ে দেওয়া হবে৷ আবর্জনা ফোল্ডার
ইমেল স্টুডিও
ইমেল স্টুডিও একটি নিফটি বৈশিষ্ট্য সহ আসে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নির্দিষ্ট প্রেরক বা একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে অবস্থিত আপনার সমস্ত পুরানো ইমেলগুলিকে মুছে ফেলবে৷ অন্তর্নির্মিত অটো-পারজ বৈশিষ্ট্যটি আপনার Gmail মেলবক্সকে আরও বেশি সংগঠিত রাখতে সাহায্য করবে যার ফলে আরও দক্ষ কাজের পরিবেশ তৈরি হবে।
ইমেল স্টুডিওর মাধ্যমে, আপনি বর্তমানে আপনার ইনবক্সে তিন মাসের বেশি সময় ধরে থাকা সমস্ত ইমেলগুলিতে "পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করুন" সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে এবং প্রয়োগ করতে পারেন৷ এটি আপনাকে স্থায়ীভাবে আপনার থেকে সমস্ত ইমেল মুছে ফেলার অনুমতি দেয় আবর্জনা এবং স্প্যাম দুই দিন পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফোল্ডার। একটি অতিরিক্ত যোগ করা বোনাস হিসাবে, অটো-পার্জে একটি ইমেল আনসাবস্ক্রাইব বৈশিষ্ট্য অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যা আপনাকে সেই কষ্টকর নিউজলেটার মেইলিং তালিকাগুলির যেকোনো একটি থেকে সহজেই আপনার ইমেল ঠিকানা সরাতে সাহায্য করতে পারে। এছাড়াও আরও অনেক কিছু রয়েছে যা অ্যাড-অন করতে সক্ষম তবে আমি অনুভব করি যে ইতিমধ্যে উল্লেখ করাগুলি আমাদের এই নিবন্ধটির জন্য ঠিক কী দরকার তা হাইলাইট করে।
মৌলিক প্যাকেজটি ব্যবহার করার জন্য বিনামূল্যে কিন্তু পণ্যটি থেকে সর্বাধিক সুবিধা পেতে, একটি প্রিমিয়াম সংস্করণ $29 বার্ষিক মূল্য ট্যাগে দেওয়া হয়। আপগ্রেড আপনাকে পরিস্কার নিয়মের একাধিক সেট তৈরি করার অনুমতি দেবে এবং এতে একটি ইমেল সময়সূচী, ফরোয়ার্ডার এবং একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
সেটআপ করুন এবং Gmail-এ অটো-পার্জিং সক্ষম করুন৷
স্পষ্টতই, আপনাকে প্রথমে যা করতে হবে তা হল ইমেল স্টুডিও অ্যাড-অন ডাউনলোড এবং ইনস্টল করা। একবার এটি অর্জন করা হয়ে গেলে, আপনি যখন আপনার Gmail ইমেল বার্তাগুলি খুলবেন তখন আপনি ডান সাইডবারে ইমেল স্টুডিও আইকনটি দেখতে সক্ষম হবেন।
এটি ব্যবহার করতে:
- ইমেল স্টুডিও অ্যাড-অন খুলুন এবং আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে লগইন করুন।
- আপনি বিকল্পগুলির একটি তালিকা দেখতে পাবেন। এই বিকল্পগুলি থেকে, "ইমেল ক্লিনআপ" টুলটি বেছে নিন।
- তারপর, ক্লিক করুন নতুন নিয়ম যোগ করুন একটি নিয়ম সেট আপ করার জন্য (আপনি এর সাথে যা করেছেন তার মতো ফিল্টার ).
- একটি নিয়ম সেট আপ করার দুটি অংশ রয়েছে - আপনাকে একটি শর্ত এবং তারপর একটি ক্রিয়া উল্লেখ করতে হবে৷ "কারণ এবং প্রভাব" চিন্তা করুন। নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হয়ে গেলে ক্রিয়াটি ট্রিগার হবে।
- একটি শর্ত সেট করতে, আপনি Gmail এর মধ্যে উন্নত অনুসন্ধান পরামিতিগুলি ব্যবহার করতে সক্ষম হবেন যেমন তুলনায় নতুন বা আছে:সংযুক্তি বা চেয়ে বড় . আপনি যে Gmail ইমেলগুলি করতে চান তার সাথে সঠিক মিল খুঁজে পেতে সহায়তা করতে এগুলি ব্যবহার করুন৷ সংরক্ষণাগার , পাঠান আবর্জনা , অথবা অন্য ফোল্ডারে স্থানান্তর করুন।
- একটি নিয়ম তৈরি হয়ে গেলে, ক্লিক করুন সংরক্ষণ বোতাম ইমেল স্টুডিও এখন ব্যাকগ্রাউন্ডে কাজ করবে, প্রতি ঘন্টায় একটি রান-চেক করে নির্দিষ্ট ক্রিয়া সম্পাদন করে যখন একটি ইমেল এর সাথে সম্পর্কিত শর্তগুলি পূরণ করে। আপনাকে ম্যানুয়ালি কিছু করতে হবে না।