অনেকের জন্য, ইমেল ড্রাফ্টের একটি ক্লোন বা অনুলিপি তৈরি করা তাদের কাজের একটি প্রয়োজনীয় অংশ। সৌভাগ্যক্রমে, ইমেল টেমপ্লেট ব্যবহার করে এটি সম্ভব, একটি ফাংশন ইতিমধ্যেই Gmail-এ অন্তর্নির্মিত।
আপনি অনুসন্ধান এবং অর্থপ্রদানের স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়াগুলির জন্য একটি সাধারণ ইমেল তৈরি করার চেষ্টা করছেন বা আপনার ইমেল প্রতিক্রিয়ার সময় শুধুমাত্র একটি শর্টকাট খুঁজছেন, Gmail-এ আপনি যা খুঁজছেন তা রয়েছে৷ এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে বেশিরভাগ প্রধান ডিভাইসে আপনার নিজস্ব ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করা শুরু করব।
ইমেল টেমপ্লেট
ইমেল টেমপ্লেটগুলি সমস্ত ছোট ব্যবসার মালিকদের বা যারা একই ধরণের ইমেলে একই কথা বলে তাদের জন্য একটি সঞ্চয় অনুগ্রহ। আমি আমার নিজের ব্যবসা শুরু করার পর থেকে আমি সেগুলি ব্যবহার করেছি এবং তারা কয়েক বছর ধরে আমাকে কয়েকশো ঘন্টা বাঁচিয়েছে।
ইমেল টেমপ্লেট আপনাকে আরও পেশাদার দেখাতে পারে। আপনি দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন এবং একটি সাধারণ 'আপনার ইমেলের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, আমাদের টিম 24 ঘন্টার মধ্যে সরাসরি আপনার সাথে যোগাযোগ করবে' একজন গ্রাহককে মূল্যবান মনে করতে পারে। এটি করা কতটা সহজ তা বিবেচনা করে, আমি তাদের ব্যবহার করার পরামর্শ দিই।
একটি পিসিতে Gmail-এ ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করা
জিমেইল কল টেমপ্লেট ক্যানড রেসপন্স এবং আপনি সেগুলি ব্যবহার করার আগে আপনাকে বৈশিষ্ট্যটি সক্ষম করতে হবে। একবার হয়ে গেলে, আপনি যত খুশি ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করতে পারেন।
- জিমেইল খুলুন এবং লগ ইন করুন।
- এখন, স্ক্রিনের উপরের ডানদিকে সেটিংস কগ মেনু আইকনটি নির্বাচন করুন।
- পরবর্তী, ক্লিক করুন সমস্ত সেটিংস দেখুন.
- এখন, ক্লিক করুন উন্নত.
- তারপর, যদি এটি ইতিমধ্যে না হয়, নির্বাচন করুন সক্ষম করুন জন্য টেমপ্লেট এবং ক্লিক করুন পরিবর্তনগুলোর সংরক্ষন.
- Gmail পুনরায় লোড হয়ে গেলে, ক্লিক করুন রচনা করা.
- আপনার টেমপ্লেটের জন্য আপনি যে পাঠ্যটি চান তা টাইপ করুন এবং তারপরে ক্লিক করুন আরও (তিনটি উল্লম্ব বিন্দু)।
- তারপর, ক্লিক করুন টেমপ্লেট > টেমপ্লেট হিসাবে খসড়া সংরক্ষণ করুন > নতুন টেমপ্লেট হিসাবে সংরক্ষণ করুন.
- অবশেষে, আপনার টেমপ্লেটের নাম দিন এবং নির্বাচন করুন সংরক্ষণ.
অ্যান্ড্রয়েডে জিমেইলে ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করা
পিসির মতো, আপনি আপনার অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইসে একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে পারেন।
- জিমেইল অ্যাপ খুলুন এবং ক্লিক করুন রচনা করা বোতাম (+).
- এখন, আপনার ইমেইল টাইপ করুন এবং ক্লিক করুন আরও বোতাম (তিনটি উল্লম্ব বিন্দু)।
- নির্বাচন করুন খসড়া সংরক্ষণ ড্রপডাউন মেনু থেকে।
একটি আইফোনে Gmail-এ ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করা
Gmail এর সাথে কাজ করার জন্য আপনাকে হয় একটি অ্যাপ ইনস্টল করতে হবে যেমন ইমেল টেমপ্লেট বা ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করতে বিল্ট-ইন নোট অ্যাপ ব্যবহার করতে হবে।
- জিমেইল অ্যাপ খুলুন, নিচে স্ক্রোল করুন এবং ক্লিক করুন রচনা করা বোতাম (কাগজ এবং কলম আইকন)।
- আপনি যদি ইমেল টেমপ্লেট ইনস্টল করেন, তাহলে উপবৃত্তে ক্লিক করুন (তিনটি অনুভূমিক বিন্দু) এবং ক্লাউডএইচকিউ দ্বারা টেমপ্লেট থেকে সন্নিবেশ নির্বাচন করুন।
বিকল্পভাবে, আপনি আপনার নোট অ্যাপ ব্যবহার করে টেমপ্লেট তৈরি করতে পারেন।
- তৈরি করা ইমেল টেমপ্লেটের মধ্যে থেকে, এর স্ক্রিনের উপরের-ডানদিকে আইকনে ক্লিক করুন এবং Gmail অ্যাপটি নির্বাচন করুন।
- নোটটি এখন ইমেলের মূল অংশে লোড করা উচিত।
আপনার ইমেল টেমপ্লেট ব্যবহার করে
এখন আপনি আপনার ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করেছেন, এটি ব্যবহার করার সময়। আপনি যখন টেমপ্লেটটি ব্যবহার করার আপনার প্রথম সুযোগ পান, তখন এটি করুন:
- জিমেইল খুলুন এবং ক্লিক করুন রচনা করা.
- এখন, ক্লিক করুন আরও.
- তারপর, যান টেমপ্লেট > টেমপ্লেট সন্নিবেশ করুন এবং আপনার ইমেইল টেমপ্লেট নির্বাচন করুন।
- পরবর্তী, প্রয়োজন অনুযায়ী সম্পাদনা করুন এবং ক্লিক করুন পাঠান.
আপনি উত্তর ব্যবহার করে একই জিনিস করতে পারেন।
স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়ার জন্য আপনার ইমেল টেমপ্লেট ব্যবহার করা
ইমেল টেমপ্লেটটিকে আরও এক ধাপ এগিয়ে নিয়ে যাওয়া, একটি ইনকামিং ইমেলের স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া হিসাবে একটি ক্যানড প্রতিক্রিয়া সেট আপ করার বিষয়ে। আপনাকে আপনার টিনজাত প্রতিক্রিয়া জেনেরিক রাখতে হবে তবে এটি অর্ডার বা প্রশ্নগুলি স্বীকার করার এবং আপনার গ্রাহকের সাথে একটি ভাল সম্পর্ক তৈরি করার একটি দুর্দান্ত উপায়।
- স্ক্রিনের শীর্ষে অনুসন্ধান বারে আইকনে ক্লিক করুন।
- এখন, অনুসন্ধানের জন্য আপনার মানদণ্ড লিখুন এবং নির্বাচন করুন ফিল্টার তৈরি করুন.
- পরবর্তী, এর জন্য চেকবক্সে ক্লিক করুন টেমপ্লেট পাঠান, আপনি যে টেমপ্লেটটি পাঠাতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে ক্লিক করুন ফিল্টার তৈরি করুন আবার
এখন যখনই ফিল্টারের মানদণ্ড পূরণ হবে, Gmail স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ক্যানড প্রতিক্রিয়া পাঠাবে। এটি স্বীকৃতি বা আপডেটের জন্য আদর্শ এবং একাধিক উপায়ে ট্রিগার করার জন্য সেট করা যেতে পারে। আমার পক্ষে সেগুলি এখানে তালিকাভুক্ত করা অসম্ভব তবে আপনি আপনার ইমেলগুলিতে একটি প্যাটার্ন চিনতে পারবেন যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, সমস্ত ইমেল আপনার ‘[ইমেল সুরক্ষিত]’ ইমেল ঠিকানায় বা ‘অর্ডার’ শব্দটি সম্বলিত যেকোনো ইমেলে পাঠায়। আপনি ধারণা পেতে.