আপনার যদি কোনও কিছুর একটি তালিকা তৈরি করতে হয় তবে এটি এক্সেলকে ডিফল্ট সংগ্রহস্থল হিসাবে দেখতে লোভনীয়: সর্বোপরি, এটি আপনার বা কয়েকজন ঘনিষ্ঠ সহকর্মীদের জন্য আইটেমগুলির একটি ছোট তালিকা।
সম্ভবত আপনার আরও পরিশীলিত কিছু দরকার, যেমন গণনার সূত্র বা ডেটা সংগ্রহ এবং প্রক্রিয়াকরণ স্বয়ংক্রিয় করার জন্য ম্যাক্রো প্রোগ্রামিং।
দুর্ভাগ্যবশত, আপনি যে সহজে এক্সেল বা প্রতিদ্বন্দ্বী স্প্রেডশীট প্রোগ্রামে কাজ শুরু করতে পারেন সেটিও এর অন্যতম বড় সমস্যা। এক্সেলের একটি ছোট প্রকল্প হিসাবে যা শুরু হয় তা বিশাল কিছুতে পরিণত হয়, এই সময়ে আপনি গতি এবং স্থিতিশীলতার সমস্যাগুলির মুখোমুখি হতে পারেন বা এমনকি একটি উন্নয়ন সমস্যা যা আপনি সমাধান করতে পারবেন না।
তদ্ব্যতীত, বড় ডেটা ম্যানেজমেন্ট কাজগুলি প্রায়শই গুরুত্বপূর্ণ চ্যালেঞ্জগুলি উপস্থাপন করে, যেমন সংগঠন, বাস্তবায়ন, ফাইলগুলির শ্রেণীবিভাগ, ডাটাবেস পরিচালনা, ব্যবহারকারীর সহযোগিতা এবং আরও অনেক কিছু। একটি ডাটাবেসের কাঠামো ভাঙতে যা লাগে তা হল ভুল জায়গায় ডেটা স্থাপন করা, ডেটা টাইপ করা অসামঞ্জস্যপূর্ণ, এমনকি একই শীটে দুজন লোক কাজ করা। বেশ কিছু জিনিস ভুল হতে পারে, যার ফলে সময় বিলম্ব হতে পারে এবং সম্ভাব্য ডেটা ক্ষতি হতে পারে।
এই নিবন্ধটি এক্সেল স্প্রেডশীটগুলি ব্যবহার করার সময় যে সবচেয়ে সাধারণ সমস্যাগুলি আসে, সেগুলি কীভাবে মোকাবেলা করতে হয় এবং আপনি কখন নিমজ্জন নেওয়া এবং পরিবর্তে একটি ডাটাবেসে স্যুইচ করা ভাল হয় তা ব্যাখ্যা করে৷
ইস্যু #1: এক্সেল মাল্টি-ইউজার এডিটিং
যখন Excel সিস্টেমগুলি অর্গানিকভাবে বৃদ্ধি পায়, তখন আপনি দ্রুত সমস্যায় পড়েন যেখানে একজন ব্যবহারকারী যেকোন নির্দিষ্ট সময়ে একটি ওয়ার্কবুক খোলে এবং একজন দ্বিতীয় ব্যক্তিকে বলা হয় যে এটি ইতিমধ্যেই খোলা। দ্বিতীয় ব্যবহারকারী একটি শুধুমাত্র-পঠন সংস্করণ বাতিল করতে, অপেক্ষা করতে বা দেখতে পারেন৷ অন্য ব্যক্তি ওয়ার্কবুক থেকে বেরিয়ে গেলে আপনাকে জানানোর Excel এর প্রতিশ্রুতি একটি জুয়া কারণ এটি প্রায়শই স্থিতি পরীক্ষা করে না এবং এটি আপনাকে কখনই আলোকিত করতে পারে না। এমনকি যদি এটি করে, অন্য কেউ লগ ইন করে আপনার আগে ফাইলটি খুলতে পারে।
"একক ব্যবহারকারী" প্রভাব এড়াতে, আপনি এক্সেল অনলাইন ব্যবহার করতে পারেন (এক্সেলের কাট-ডাউন, ওয়েব-ভিত্তিক সংস্করণ) বা চালু করতে পারেন শেয়ার করা ওয়ার্কবুক বৈশিষ্ট্য কিভাবে একটি স্প্রেডশীট ভাগ করতে হয় তার একটি দ্রুত নির্দেশিকা এখানে।
- আপনার পছন্দসই স্প্রেডশীট খুলুন এবং ক্লিক করুন ফাইল উপরে.
- এরপরে, বাম দিকের মেনুতে ক্লিক করুন শেয়ার করুন একটি নতুন উইন্ডো খুলতে।
- এখন, আপনি যে ব্যবহারকারীর সাথে স্প্রেডশীট ভাগ করতে চান তার তথ্য লিখুন।
আপনি বিভিন্ন ওয়ার্কবুকগুলিতে ডেটা বিভক্ত করতে পারেন যাতে বিভিন্ন ব্যক্তি একে অপরের পায়ের আঙ্গুলের উপর না পড়ে বিভিন্ন ওয়ার্কবুকে কাজ করে।
ইস্যু #2: এক্সেল শেয়ার্ড ওয়ার্কবুক
এক্সেল অনলাইন ডিফল্টরূপে একাধিক সম্পাদককে অনুমতি দেয়, কিন্তু এতে প্রচুর কার্যকারিতা অনুপস্থিত। পরিষেবাটি সহজতম কাজ ছাড়া অন্য কিছুর প্রতিযোগী নয়। যদিও শেয়ার্ড ওয়ার্কবুক বৈশিষ্ট্যটি দেখে মনে হচ্ছে এটি কাজটি করা উচিত, এটি সীমাবদ্ধতায় পূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, ওয়ার্কবুক শেয়ার করা থাকলে আপনি একটি টেবিল তৈরি করতে বা সেলগুলির একটি ব্লক মুছতে পারবেন না।
যখন এক্সেল সিস্টেমগুলি জৈবিকভাবে বৃদ্ধি পায়, তখন আপনি সমস্যায় পড়েন যে শুধুমাত্র একজন ব্যবহারকারী যে কোনো সময়ে একটি ওয়ার্কবুক খুলতে পারেন।
কিছু অনলাইন এক্সেল সীমাবদ্ধতার জন্য সমাধান আছে। অন্যদের জন্য, এটি ইতিমধ্যেই সেট আপ করা একটি ওয়ার্কবুক ব্যবহার করার পরিবর্তে ওয়ার্কবুকের কাঠামো পরিবর্তন করার বিষয়—কিন্তু এই দৃশ্যটি প্রায়শই পথ পায়। ফলস্বরূপ, আপনি একটি সাধারণ, একক-ব্যবহারকারীর ওয়ার্কবুক ব্যবহার করতে পারেন এমনভাবে একটি ভাগ করা ওয়ার্কবুক ব্যবহার করা অসম্ভব৷
প্রত্যেকবার ওয়ার্কবুক সংরক্ষিত হলে শেয়ার করা ওয়ার্কবুকের পরিবর্তনগুলি ব্যবহারকারীদের মধ্যে সিঙ্ক্রোনাইজ করা হয়। এই ক্রিয়াটি একটি নির্দিষ্ট সময়সূচীতে স্থাপন করা হয়, উদাহরণস্বরূপ, প্রতি পাঁচ মিনিটে একটি সংরক্ষণ করতে বাধ্য করে। যাইহোক, নিয়মিত সংরক্ষণের ওভারহেড এবং প্রতিটি ব্যবহারকারীর পরিবর্তনের ট্র্যাকিং বেশ বড়। ওয়ার্কবুকগুলি দ্রুত আকারে বেলুন হতে পারে এবং আপনার নেটওয়ার্কে একটি চাপ সৃষ্টি করতে পারে, অন্যান্য সিস্টেমগুলিকে ধীর করে দেয়।
ইস্যু #3: এক্সেল লিঙ্কড ওয়ার্কবুক
একাধিক ওয়ার্কবুক জুড়ে আপনার ডেটা বিভক্ত করা মাল্টি-ইউজার এডিটিং সমস্যার সমাধান দিতে পারে। তবুও, তাদের সম্ভবত তাদের মধ্যে লিঙ্ক থাকতে হবে যাতে একটিতে প্রবেশ করা মানগুলি অন্যটিতে ব্যবহৃত হয়। ওয়ার্কবুকের মধ্যে লিঙ্কগুলি একটি ওয়ার্কবুকে পৃথক শীট না রেখে পৃথক ফাইলগুলিতে পৃথক ডেটা রাখার জন্যও কার্যকর।
বিরক্তিকরভাবে, এই লিঙ্কগুলি হতাশা এবং অস্থিরতার আরেকটি উৎস। উত্স ওয়ার্কবুকের সম্পূর্ণ পথ, বা উত্স এবং গন্তব্য পথের মধ্যে পার্থক্য সহ আপেক্ষিক সহ তারা পরম হয়ে ওঠে। যদিও এটি বোধগম্য মনে হয়, এক্সেল প্রতিটি ধরণের লিঙ্ক কখন ব্যবহার করতে হবে এবং সেগুলি পরিবর্তন করতে হবে তা নির্ধারণ করার জন্য অত্যাশ্চর্য নিয়মগুলি নিয়োগ করে৷
নিয়মগুলি বিভিন্ন বিকল্প দ্বারা পরিচালিত হয় এবং লিঙ্কগুলি সন্নিবেশ করার আগে ওয়ার্কবুকগুলি সংরক্ষিত হয়েছিল কিনা তা দ্বারা পরিচালিত হয়৷ আপনি যখন ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করেন বা খুলুন এবং ব্যবহার করেন তখন লিঙ্কগুলিও পরিবর্তিত হয় সংরক্ষণ করুন ব্যবহার করে ফাইলটি অনুলিপি করার পরিবর্তে একটি ডুপ্লিকেট তৈরি করতে ফাইল এক্সপ্লোরার. এই সমস্ত বিভ্রান্তি এবং অনিশ্চয়তার ফলাফল হল যে ওয়ার্কবুকগুলির মধ্যে লিঙ্কগুলি সহজেই ভেঙে যায় এবং ভাঙা লিঙ্কগুলি থেকে পুনরুদ্ধার করা একটি সময়সাপেক্ষ প্রক্রিয়া। কেউ প্রভাবিত ফাইল অ্যাক্সেস পায় না.
লিঙ্ক করা ডেটা শুধুমাত্র তখনই আপডেট করা হয় যখন আপনি বিশেষভাবে ক্লিক না করলে ফাইলগুলি খোলা হয় ডেটা > প্রশ্ন এবং সংযোগ > লিংক সম্পাদনা করুন > মান আপডেট করুন। এখানে একটি দ্রুত প্রদর্শন।
- আপনার পছন্দসই স্প্রেডশীট খুলুন এবং ক্লিক করুন ডেটা উপরে.
- এখন, সনাক্ত প্রশ্ন এবংসংযোগ এবং ক্লিক করুন লিঙ্কগুলি সম্পাদনা করুন.
- তারপর, নির্বাচন করুন মান আপডেট করুন.
যদি আপনার লিঙ্ক দুটি ওয়ার্কবুকের মধ্যে না থাকে তবে তিনটি বা তার বেশি কভার করে, তাহলে প্রথম থেকে দ্বিতীয় থেকে তৃতীয় পর্যন্ত সঠিক ক্রমে যেকোনো আপডেট করা ডেটা প্রক্রিয়া নিশ্চিত করতে আপনাকে সঠিক ক্রমে সমস্ত ওয়ার্কবুক খুলতে হবে। আপনি যদি প্রথম ওয়ার্কবুকের একটি মান পরিবর্তন করেন এবং তারপরে তৃতীয়টি খোলেন তবে এটি কোনো পরিবর্তন দেখতে পাবে না কারণ দ্বিতীয় ওয়ার্কবুকটি তার মান আপডেট করেনি।
এই ডেটা চেইনিং যৌক্তিক, তবে এটি তথ্যটি ভুল হওয়ার সম্ভাবনা বাড়ায় বা আপনি এমন একটি ওয়ার্কবুক খোলার চেষ্টা করবেন যা অন্য কেউ ইতিমধ্যে সম্পাদনা করছে।
অবশ্যই, আপনি লিঙ্ক করা ওয়ার্কবুকগুলিকে সম্পূর্ণরূপে এড়াতে চেষ্টা করতে পারেন, তবে এমন একটি সুযোগ রয়েছে যে আপনি একই ডেটা একাধিক ওয়ার্কবুকে প্রবেশ করবেন এবং এর সাথে প্রতিবার এটিকে কিছুটা আলাদাভাবে টাইপ করার বিপদ আসে।
ইস্যু #4: এক্সেল ডেটা যাচাইকরণ
যেকোন কম্পিউটার সিস্টেমের মধ্যেই ত্রুটিগুলি ডেটাতে প্রবেশ করতে পারে: লোকেরা শব্দগুলি ভুল টাইপ করে বা একঘেয়ে নিয়মিততার সাথে সংখ্যায় অঙ্কগুলি স্থানান্তর করে। যদি আপনার ডেটা প্রবেশের সাথে সাথে চেক করা না হয় তবে আপনার সমস্যা হতে চলেছে।
ডিফল্টরূপে, এক্সেল ব্যবহারকারীর প্রকার যাই হোক না কেন গ্রহণ করে। লুক-আপ তালিকায় বৈধতা সেট আপ করা সম্ভব, কিন্তু এগুলি বজায় রাখা কঠিন, প্রধানত যদি একই ক্ষেত্র একাধিক জায়গায় ব্যবহার করা হয়। ব্যবহারকারীদের যদি কোনো চেক ছাড়াই ডকুমেন্ট আইডি নম্বর বা গ্রাহকের রেফারেন্স নম্বর লিখতে হয়, তাহলে এটি বুঝতে না পেরে ভুল রেকর্ডগুলি একসাথে বেঁধে রাখা সহজ। সিস্টেমের ডেটা অখণ্ডতা মারাত্মকভাবে আপস করে, এবং ডেটার যেকোনো বিশ্লেষণ সন্দেহজনক।
আপনি ইতিমধ্যে মূল কারণ উপলব্ধি না করেই ডেটা যাচাইকরণ সমস্যার প্রভাব ভোগ করতে পারেন। এমন একটি পরিস্থিতি বিবেচনা করুন যেখানে আপনার কাছে Excel এ চালানের একটি তালিকা রয়েছে। ব্যবহারকারী প্রতিটি চালানে গ্রাহকের নাম কিছুটা আলাদাভাবে টাইপ করে। ফলস্বরূপ, আপনি “Jones Ltd,” “Jones Limited,” “Jonse Ltd,” এবং “joness”-এর চালান পাবেন। আপনি সচেতন হতে পারেন যে এগুলি সব একই কোম্পানির উল্লেখ করছে, কিন্তু এক্সেল তা করে না। ইনভয়েস ডেটার যেকোনো বিশ্লেষণ, যেমন মাসের ভিত্তিতে গ্রাহকদের উপর ভিত্তি করে একটি পিভট টেবিল, যখন শুধুমাত্র একটি হওয়া উচিত তখন একাধিক ফলাফল প্রদান করে।
ইস্যু #5: এক্সেল নেভিগেশন
বড় কাজের বই নেভিগেট করা চ্যালেঞ্জিং। উইন্ডোর নীচে শীট ট্যাবগুলি যখন প্রচুর পরিমাণে থাকে তখন আপনার পথ খুঁজে পাওয়ার জন্য একটি ভয়ানক প্রক্রিয়া। স্ক্রীন জুড়ে আরও প্রদর্শনযোগ্য ট্যাব সহ, আপনার যা প্রয়োজন তা খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়ে পড়ে। এখানে শীটগুলির মাধ্যমে নেভিগেট করার একটি দ্রুত উপায়।
- নীচের কাছে, স্ক্রিনের বাম দিকে, তীর বোতামগুলিতে ডান-ক্লিক করুন, শীটের নামের বাম দিকে, পত্রক সক্রিয় করুন ডায়ালগ
আপনাকে তালিকাটি স্ক্রোল করার আগে শুধুমাত্র প্রথম 20টি শীট তালিকাভুক্ত করা হয়েছে। আপনি যে শীট চান তা বাছাই, গোষ্ঠী বা অনুসন্ধান করার কোন উপায় নেই। উইন্ডোটি নীচে দেখানোর মতো দেখতে হবে। 
ইস্যু #6: এক্সেল নিরাপত্তা
আপনি এক্সেল ওয়ার্কবুকগুলিতে সুরক্ষা যোগ করতে পারেন, তবে এটি সমস্যায় পূর্ণ। তথ্যের চেয়ে ওয়ার্কবুকের কাঠামো রক্ষা করার জন্য সুরক্ষা অনেক বেশি প্রস্তুত। ব্যবহারকারীদের কাঠামো এবং সূত্র পরিবর্তন করা থেকে বিরত রাখতে আপনি কিছু শীট এবং কক্ষ লক করার চেষ্টা করতে পারেন, কিন্তু যদি তারা ডেটা দেখতে পায়, তবে তারা সাধারণত এটির যেকোনো একটি বা সমস্ত পরিবর্তন করতে পারে (যদি না আপনি কিছু সৃজনশীল ম্যাক্রো প্রোগ্রামিং করেন)।
ইস্যু #7: এক্সেল গতির সমস্যা
এক্সেল দ্রুততম অ্যাপ্লিকেশন নয়, এবং এর প্রোগ্রামিং ভাষা, ভিবিএ, সি# এর মতো আরও পেশাদার প্রোগ্রামিং ভাষার তুলনায় মন্থর। এই দৃশ্যকল্পটি এক্সেলের উদ্দেশ্যমূলক ব্যবহার এবং নমনীয় প্রকৃতি থেকে উদ্ভূত। সর্বোপরি, এটি একটি স্প্রেডশীট ইঞ্জিন। হ্যাঁ, ডেটার তালিকা পরিচালনা করতে এক্সেল VBA পরিষেবাতে চাপ দেওয়া যেতে পারে, তবে এর অর্থ এই নয় যে এটি এই ধরণের কাজের জন্য সেরা পছন্দ। অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশানগুলি এই জাতীয় কাজের জন্য আরও উপযুক্ত - প্রধানত কারণ সেগুলি স্পষ্টভাবে সেগুলি করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে৷
স্ট্রাকচার্ড ডেটার জন্য একটি ডাটাবেস ব্যবহার করা
আপনি যদি এই নিবন্ধে বর্ণিত সমস্যাগুলির মধ্যে কোনটি আঘাত করে থাকেন তবে সেগুলিকে উপেক্ষা করবেন না। স্ট্রাকচার্ড ডেটা সংরক্ষণ করার জন্য একটি পেশাদার উত্তর রয়েছে, যা একটি ডাটাবেস হিসাবে পরিচিত। এটি ভীতিকর বা ব্যয়বহুল হতে হবে না, এবং এটি আপনাকে আপনার ডেটা, এটি কীভাবে একত্রে লিঙ্ক করে এবং আপনি কীভাবে এটির সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করেন সে সম্পর্কে যুক্তিযুক্তভাবে চিন্তা করার অনুমতি দেওয়া উচিত।
বিঃদ্রঃ: আপনি যদি স্প্রেডশীট সমাধান থেকে একটি ডাটাবেসে চলে যাচ্ছেন, তাহলে স্প্রেডশীট ডিজাইনের নকল করবেন না, এটিকে আরও ভালো করার সুযোগ নিন।
সাধারণ-উদ্দেশ্য ডাটাবেস অ্যাপ্লিকেশন উপলব্ধ রয়েছে, যার সাহায্যে আপনি একটি বেসপোক সমাধান তৈরি করতে পারেন। বিকল্পভাবে, আপনি দেখতে পারেন যে একটি বিশেষজ্ঞ ডাটাবেস অ্যাপ্লিকেশন—যেটি আপনার প্রয়োজনের জন্য ইতিমধ্যেই ডিজাইন করা হয়েছে—সাশ্রয়ী, দ্রুত বাস্তবায়ন করা এবং আরও উপযুক্ত।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার কাছে গ্রাহকদের একটি তালিকা থাকে এবং তাদের সাথে আপনার সমস্ত ইন্টারঅ্যাকশনের বিশদ বিবরণ থাকে তবে এটি একটি গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা (CRM) সিস্টেম হিসাবে বিবেচিত হয়। এর অভিনব নাম সত্ত্বেও, একটি CRM সিস্টেম একটি বিশেষ ডাটাবেস। একইভাবে, কুইকবুকস এবং সেজের মতো অ্যাকাউন্ট প্যাকেজগুলি বিশেষজ্ঞ ডাটাবেস। আপনি যদি আপনার নির্দিষ্ট প্রয়োজনের সাথে উপযুক্ত এমন একটি পূর্বনির্মাণ অ্যাপ্লিকেশন খুঁজে না পান তবে আপনি এটি নিজেই তৈরি করতে পারেন বা আপনার আইটি বিভাগ বা পরামর্শদাতার দ্বারা আপনার জন্য তৈরি করা একটি পেতে পারেন।
সবচেয়ে সাধারণ ডাটাবেস টাইপ হল একটি রিলেশনাল ডাটাবেস, যা তার ডেটা টেবিলে সংরক্ষণ করে এবং সারি এবং কলাম নিয়ে গঠিত। প্রতিটি সারি একটি পৃথক আইটেমের জন্য ডেটা ধারণ করে। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিটি কলাম বিষয়ের একটি ভিন্ন বৈশিষ্ট্য বর্ণনা করে, যেমন গ্রাহকের নাম বা ক্রেডিট সীমা।
একটি রেকর্ড তৈরি করার জন্য আপনাকে শুধুমাত্র একবার গ্রাহকের ডেটা প্রবেশ করতে হবে, এবং তারপরে আপনি যতগুলি প্রয়োজন ততগুলি চালানে এটি ব্যবহার করতে পারেন।
টেবিলে তাদের মধ্যে সম্পর্ক সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে যাতে, বলুন, একটি চালান গ্রাহক আইডি বহন করে। এই প্রক্রিয়াটির অর্থ হল আপনি সহজেই একটি নির্দিষ্ট গ্রাহকের জন্য সমস্ত চালান খুঁজে পেতে পারেন বা একটি নির্দিষ্ট চালান থেকে গ্রাহকের ফোন নম্বর পুনরুদ্ধার করতে পারেন। গ্রাহক রেকর্ড তৈরি করার জন্য আপনাকে শুধুমাত্র একবার গ্রাহকের ডেটা প্রবেশ করতে হবে, এবং তারপরে আপনি এটিকে আবার টাইপ না করেই যতগুলি প্রয়োজন ততগুলি চালানে ব্যবহার করতে পারবেন। একটি ডাটাবেস তৈরি করতে, আপনাকে এই সারণী এবং সম্পর্কগুলিকে সংজ্ঞায়িত করতে হবে এবং তারপরে ডেটা তালিকা এবং সম্পাদনা করতে আপনি যে স্ক্রীন লেআউটগুলি ব্যবহার করতে চান তা সংজ্ঞায়িত করতে হবে।
সেখানে কয়েক ডজন ডাটাবেস অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে। কিছু ব্যবহার করা সহজ এবং পুরো কাজটি করা যায়, যা আপনাকে সারণী, ডেটা-এন্ট্রি স্ক্রীন এবং প্রতিবেদনগুলিকে সংজ্ঞায়িত করতে দেয়। অন্যরা নির্দিষ্ট এলাকায় আরও পূর্ণ-বৈশিষ্ট্যযুক্ত কিন্তু একটি সম্পূর্ণ কাজ করার জন্য অন্যান্য সরঞ্জামের প্রয়োজন হয়।
উদাহরণস্বরূপ, টেবিল এবং সম্পর্কগুলিকে সংজ্ঞায়িত করার সময় এবং শক্তিশালী বিশ্লেষণ এবং রিপোর্টিং বৈশিষ্ট্য থাকার সময় একটি প্রোগ্রাম নির্ভরযোগ্য হতে পারে। তবুও, অ্যাপ্লিকেশনটিতে শেষ পর্যন্ত ডেটা-এন্ট্রি স্ক্রিনগুলি নির্ধারণের জন্য কোনও সরঞ্জামের অভাব রয়েছে। মাইক্রোসফ্ট এসকিউএল সার্ভার এখানে সুস্পষ্ট উদাহরণ। অন্যান্য বৃহৎ ডাটাবেস সিস্টেমের মতো, SQL সার্ভার ব্যাক-এন্ডের যত্ন নেয় এবং আশা করে যে আপনি ফ্রন্ট-এন্ড বিকাশের জন্য ভিজ্যুয়াল স্টুডিওর মতো অন্য একটি টুল ব্যবহার করবেন।
কোন ডাটাবেস বিকল্প আপনার জন্য সঠিক?
ডাটাবেস বিকল্প # 1: মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস
এক্সেস হল ডেস্কটপ ডাটাবেসের অন্যতম দাদা। এটি ব্যবহার করা সহজ কিন্তু অপব্যবহার করা সহজ। আপনি স্ক্র্যাচ থেকে টেবিল, স্ক্রিন এবং রিপোর্ট ডিজাইন করতে পারেন বা একটি টেমপ্লেট থেকে শুরু করতে পারেন। কিছু টেমপ্লেট স্পষ্টতই আমেরিকান এবং সর্বদা ভাল অনুশীলন শেখায় না, তবে তারা আপনাকে দ্রুত শুরু করে। স্ক্রিন এবং প্রোগ্রামিং বৈশিষ্ট্যগুলি বেশ পরিশীলিত হতে পারে। আপনি ফাইল শেয়ারের উপর নির্ভর না করে আপনার ইন্ট্রানেট (ইন্টারনেট নয়) এর মাধ্যমে আপনার সমাপ্ত অ্যাপ্লিকেশনটি অন্য ব্যবহারকারীদের কাছে স্থাপন করতে পারেন।
ডেটাবেস বিকল্প # 2: মাইক্রোসফ্ট শেয়ারপয়েন্ট
SharePoint একটি ডাটাবেস, সেইসাথে একটি নথি-সংরক্ষণ প্রক্রিয়া। আপনি সহজ তালিকা কম্পাইল করতে এবং তাদের একসাথে লিঙ্ক করতে এটি ব্যবহার করতে পারেন। ফর্ম ডিজাইনার সামান্য পরিশীলিত, কিন্তু কাস্টমাইজেশন এখনও সম্ভব। Excel-এ জমে থাকা ডেটার একটি তালিকা "দখল" করার এবং একটি কাস্টম তালিকায় স্থাপন করার SharePoint-এর ক্ষমতা দরকারী৷ প্রোগ্রামটি আপনার নেটওয়ার্কের প্রত্যেকের জন্য কাস্টম তালিকা উপলব্ধ করে এবং সেই ডেটা দিয়ে কে কী করতে পারে তা সীমাবদ্ধ করতে আপনাকে নিরাপত্তা যোগ করতে সক্ষম করে। যখনই কেউ রেকর্ড যোগ করে, সম্পাদনা করে বা মুছে দেয় তখন আপনি SharePoint-কে ইমেলের মাধ্যমে সতর্ক করতে বলতে পারেন। আপনি যদি মানুষ, ক্যালেন্ডার আইটেম বা কাজ সম্পর্কিত ডেটা সঞ্চয় করে থাকেন তবে আপনি সেই ডেটাটিকে Outlook এর সাথে সিঙ্ক্রোনাইজ করতে পারেন।
ডাটাবেস বিকল্প #3: জোহো নির্মাতা
Zoho Office হল একটি ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন যা একটি ডাটাবেস অন্তর্ভুক্ত করে যা ড্র্যাগ-এন্ড-ড্রপ কার্যকারিতা ব্যবহার করে একটি সহজ, স্বজ্ঞাত পদ্ধতিতে ফর্মগুলি ছড়িয়ে দিতে। ড্র্যাগ-এন্ড-ড্রপ প্রক্রিয়াটি ইন্টারঅ্যাকশন এবং ওয়ার্কফ্লো প্রোগ্রাম করতেও ব্যবহৃত হয়। একটি ওয়েব পরিষেবা হিসাবে, আপনার ডেটা এবং অ্যাপ্লিকেশানগুলি যে কোনও জায়গা থেকে উপলব্ধ, আপনার ডেটা ব্যক্তিগত রাখতে সহজ নিরাপত্তা সহ। Zoho প্রতি-ব্যবহারকারী, প্রতি-মাসের ভিত্তিতে চার্জ করে, কিন্তু এটি সেই প্রতিষ্ঠিত মূল্যের জন্য আপনি কতগুলি রেকর্ড সংরক্ষণ করতে পারেন তা সীমিত করে। আরও ডেটা সঞ্চয় করার সময় বা ইমেল ইন্টিগ্রেশনের মতো অন্যান্য বৈশিষ্ট্যগুলির জন্য প্রোগ্রামটির অতিরিক্ত খরচ হয়।
এক্সেল স্প্রেডশীট ব্যবহার করে
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, এক্সেল অনেক বৈশিষ্ট্য অফার করে তবে প্রতিটির মধ্যে কিছু ক্ষেত্রের অভাব রয়েছে। কখনও কখনও, অন্য অ্যাপ্লিকেশন কাজটি আরও ভাল করে, বিশেষত যদি এটি বিশেষভাবে কাজের জন্য ডিজাইন করা হয়। অন্য সময়, এক্সেল ঠিক কাজ করে, যেমন ছোট ডাটাবেসের জন্য, যতক্ষণ না আপনি জানেন কীভাবে সমস্যাগুলি প্রথম স্থানে হওয়া থেকে প্রতিরোধ করা যায়।
এক্সেল ব্যবহার করার সময় আপনি কি আরও সাধারণ সমস্যায় পড়ছেন? নীচের মন্তব্য আপনার চিন্তা শেয়ার করুন।