একটি ইমেল পাঠানো একটি জটিল প্রক্রিয়া হতে পারে। আপনি যদি ব্যবসা-সম্পর্কিত একটি বার্তা পাঠান তবে আপনাকে যথাসম্ভব সম্মানিত হতে হবে, একটি আপনার সন্তানের শিক্ষকের কাছে পাঠানোর জন্য আন্তরিকতা প্রয়োজন, একটি পরিবারের সদস্যের কাছে অনেক ক্ষেত্রে আপনি যেমনটি চান ততটা ফিরিয়ে দেওয়া যেতে পারে।
নিখুঁত ইমেল মানে আপনার বিষয়বস্তু সংক্ষিপ্ত এবং এটি পড়া সহজ করে তোলে। আপনার সাইন-অফ এটি প্রতিফলিত করতে হবে কিন্তু আপনার পয়েন্ট রিলে করতে হবে। আপনি কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করছেন বা প্রতিক্রিয়া আশা করছেন না কেন, আমরা প্রথমে নিখুঁত পেশাদার ইমেল সাইন-অফগুলি কভার করব।
পেশাদার ইমেল
পূর্বে বলা হয়েছে, আপনি আপনার ইমেলে যে ধরনের সাইন-অফগুলি অন্তর্ভুক্ত করবেন তা আপনি কাদের কাছে পাঠাচ্ছেন তার উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হবে৷ লিখিত যোগাযোগের যেকোন প্রকার পাঠানোর সময় আপনার শ্রোতাদের মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ। তাই আর কোনো ঝামেলা ছাড়াই, আপনার পেশাদার ইমেলগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য এখানে কিছু সাইন-অফ রয়েছে৷
"আমি আপনার কাছ থেকে শীঘ্রই শ্রবণ করার জন্য উন্মুখ!"
এই ধরনের ইমেল সাইন-অফ প্রাপককে জানাতে দেয় যে আপনি একটি প্রতিক্রিয়া আশা করছেন। এটি একটি সারসংকলন বা বিক্রয় পিচ হোক না কেন, অন্য ব্যক্তির পক্ষে প্রতিক্রিয়া জানানো কেবল নম্র, এবং এটি আপনার ইমেলে অন্তর্ভুক্ত করে বলে যে আপনি একটি উত্তর আশা করছেন৷ আপনি এটিকে "আমি আপনার সাথে আরও কথা বলার সুযোগের অপেক্ষায় আছি" বলার জন্য এটি পরিবর্তন করতে পারেন।
"আপনার মূল্যবান সময় অত্যন্ত প্রশংসা করা হয়"
যদি আপনার প্রাপক কর্মস্থলে থাকে তবে তাদের কাছে খুব বেশি সময় নেই এবং তারা প্রচুর ইমেল পান। এই সাইন-অফটি সহ প্রকৃত কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করার একটি উপায় যা একটি ভদ্র প্রতিক্রিয়ার নিশ্চয়তা দেয়৷
"উষ্ণ শুভেচ্ছা!"
উষ্ণ শুভেচ্ছা একটি ইমেল শেষ করার একটি দুর্দান্ত উপায় কারণ এটি ভদ্র এবং পেশাদার৷ কেউ কেউ মনে করতে পারে এটি কিছুটা পুরানো ধাঁচের কিন্তু এটি সহজ এবং ইমেলের জন্য উপযুক্ত।
সাইন-অফ এড়াতে
এর মধ্যে কয়েকটি নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে গ্রহণযোগ্য তবে বেশিরভাগই আনুষ্ঠানিক বা পেশাদার ইমেলের জন্য সুপারিশ করা হয় না।
1. ধন্যবাদ
"ধন্যবাদ" এবং সেই স্পর্শক সহ ভেরিয়েন্টগুলি ("আবার ধন্যবাদ," "ধন্যবাদ!" "অনেক অনেক ধন্যবাদ" এবং আরও অনেক কিছু) সবকিছুই একটু অপ্রীতিকর হিসাবে আসে। আমরা সকলেই আমাদের মাথায় একটু ব্যঙ্গাত্মক স্বরে ইমেল পড়ি না, তবে আপনি যদি কাউকে কিছু জিজ্ঞাসা করার জন্য ইমেল করেন - সত্যিকারের ধন্যবাদ জানানোর পরিবর্তে - এটি কিছুটা আপত্তিজনক। এড়াতে.
2. আন্তরিকভাবে
যদিও আপনাকে সর্বদা একটি চিঠি - এবং এইভাবে একটি ইমেল - আন্তরিকতার সাথে শেষ করতে শেখানো হয়েছে, ঠিক করবেন না। আপনি যদি আপনার ইমেলটি "প্রিয়" দিয়ে শুরু করেন, তাহলে আপনি "আন্তরিকভাবে" দিয়ে শেষ করা থেকে দূরে যেতে পারেন, কিন্তু অন্যথায়, এড়িয়ে যান - এমনকি কিছু আনুষ্ঠানিক অ্যাপ্লিকেশনেও।
3. … শীঘ্রই
"শীঘ্রই কথা বলুন," "শীঘ্রই আপনার সাথে কথা বলুন," বা "আরও শীঘ্রই" - "শীঘ্রই" যেকোন কিছু দিয়ে ধার দেওয়া সাধারণত আপনাকে সেই ব্যক্তির সাথে আবার কথা বলতে বাধ্য করে। আপনি যদি একটি ফলো-আপ ইমেল পাঠাতে চান বা ব্যক্তিগতভাবে কারো সাথে দেখা করতে চান; কম জরিমানা যদি তাদের সাথে কথা বলার জন্য আপনার শূন্য উদ্দেশ্য থাকে। একটি নৈমিত্তিক উত্তর যদিও, এটি নির্দোষ হিসাবে জুড়ে আসতে পারে।
4. আপনার নাম
শুধু সাইন অফ করে একটি ইমেল শেষ করা বেশ ঠান্ডা এবং আকস্মিক হিসাবে দেখা হয়। যদি না এটি একটি ইমেলের চূড়ান্ত উত্তর না হয় যেখানে আপনি একটি প্রশ্নের উত্তর দিয়েছেন এবং একটি উত্তর পেয়েছেন, এটি "আপনার সাথে আমার কথা শেষ" ছাড়া অন্য কোনো বার্তা দেবে না। সুতরাং, শুধুমাত্র আপনার স্বাক্ষর রেখে যাওয়া এড়াতে ভাল।
5. আপনার প্রাথমিক(গুলি)
আপনার আদ্যক্ষর বা প্রথম আদ্যক্ষর দিয়ে সাইন অফ করা আপনার পুরো নাম লেখার চেয়ে কিছুটা বন্ধুত্বপূর্ণ, তবে এটি এখনও ঠিক ততটাই আকস্মিক। আপনি কে তা নিয়েও এটি লোকেদের তুলনামূলকভাবে অন্ধকারে ফেলে দেয়, তাই সত্যিকার অর্থে শুধুমাত্র তখনই সবচেয়ে ভালো ব্যবহার করা হয় যদি আপনি এমন কারো সাথে কথা বলেন যাকে আপনি ইতিমধ্যেই যুক্তিসঙ্গতভাবে জানেন।
6. কিছুই না
আশ্চর্যজনকভাবে, কিছুই না করে একটি ইমেল শেষ করা একেবারেই ঠিক, তবে আপনি আপনার প্রথম ইমেলে এটি করতে পারবেন না। সর্বদা প্রথমে আপনার ইমেলটি শেষ করুন এবং, যত দ্রুত পর্যায়ক্রমে আরও ইমেল পাঠানো হয়, আপনি আনুষ্ঠানিকতা বাদ দিতে পারেন।
7. সম্মানের সাথে
কঠোর এবং পুরানো. আপনি যদি কোনও সরকারী আধিকারিককে ইমেল করেন বা "সম্মান সহকারে আপনার" বলে ইমেল করেন তবেই এটিকে বের করুন৷
8. XX [চুম্বন]
এটি পরিবারের সদস্য বা ঘনিষ্ঠ বন্ধু না হলে, আপনার এটি করা উচিত নয়। কিছু নৈমিত্তিক কাজের সম্পর্ক এটিকে গ্রহণযোগ্য বলে মনে করে, তবে এটি সত্যিই এমন কিছু যা আপনি এমন কারো সাথে করেন যা আপনি ইতিমধ্যে জানেন যে আপনি এটি করতে পারেন। নীলের বাইরে কারো উপর এটি বসন্ত করবেন না, এটি ভয়ঙ্কর।
9. সেরা
আপনি যদি ভদ্র কিন্তু অনানুষ্ঠানিক হয়ে থাকেন তাহলে এই উত্তরটি হল, "সমস্ত শুভ" এবং "শুভেচ্ছা" সহ, একটি অপেক্ষাকৃত নিরাপদ সমাপ্তি। আপনি যত বেশি শব্দ যোগ করবেন, "শুভেচ্ছা" বা "সমস্ত সেরা" উদাহরণস্বরূপ, অনুভূতি তত বেশি আনুষ্ঠানিক হবে। কেউ কেউ মনে করেন যে "সর্বোত্তম" এবং এর রূপগুলি খুব কার্যকর হতে পারে, তবে বেশিরভাগ অংশে, এটি আপনাকে ভাল পরিবেশন করা উচিত।
10. তোমার
"তোমার", এবং এর রূপগুলি ("আপনার সত্যই", "আপনার বিশ্বস্তভাবে" এবং আরও অনেক কিছু) বর্ণালীর আরও আনুষ্ঠানিক প্রান্তে বসে। "সেরা" এর মতো, আপনি যত বেশি শব্দ যোগ করবেন, এটি তত বেশি আনুষ্ঠানিক হয়ে উঠবে। যদিও "তোমার" এর আরেকটি জটিলতা আছে: অনেকে অবাক হয় যে আপনি যখন "আপনার" বলেন তখন আপনি ঠিক কী অফার করছেন এবং "আপনার বিশ্বস্ত" একটি আসন্ন বিয়ের প্রস্তাবের মতো অবিশ্বাস্যভাবে আনুষ্ঠানিক কিছু নির্দেশ করে। এড়াতে.
11. "আপনার বন্ধু"
আইফোন, আইপ্যাড এবং অ্যান্ড্রয়েড 6 বিজ্ঞান-সমর্থিত উপায়ে নিজেকে আরও উত্পাদনশীল করে তোলার 8টি সেরা ব্যবসায়িক অ্যাপ সম্পর্কিত দেখুনএই এক অনেক মানুষ বিভক্ত করতে পারেন. এটি কিছুটা খুব আনুষ্ঠানিক এবং কারো কারো জন্য "আন্তরিকভাবে" এর কাছাকাছি বসে। যাইহোক, কেউ কেউ এটিকে পাসযোগ্য হিসাবে দেখেন, সাধারণত তরুণ প্রজন্মরা যেভাবেই হোক আমরা আমাদের বেশিরভাগ সহকর্মীদের সাথে বন্ধুত্ব করি। আমরা কোনও বয়স্ক সহকর্মী বা কর্তৃত্বের পদে থাকা কাউকে "আপনার বন্ধু" পাঠানোর পরামর্শ দিই না।
12. অনেক ধন্যবাদ!
এটি শুধুমাত্র অব্যবসায়ী নয়, এটি ব্যাকরণেরও অভাব রয়েছে। আপনার প্রাপকের উপর নির্ভর করে এটি পুরোপুরি ঠিক হতে পারে (উদাহরণস্বরূপ আপনার সমস্যা সমাধান করার পরে এটি আপনার আইটি সহায়তা টিমের কাছে চূড়ান্ত ইমেল হলে)।
14. চিয়ার্স
আপনি ব্রিটিশ হলেই কেবল গ্রহণযোগ্য, অন্যথায় এটি একটু পৃষ্ঠপোষকতামূলক বলে মনে হয়। একই কথা "ta" দিয়েও বলা যেতে পারে, কিন্তু "চিয়ার্স" সাধারণত একটি পছন্দের প্রতিক্রিয়া যা আনন্দদায়কভাবে নৈমিত্তিক এবং - আমাদের ব্রিটিশদের কাছে - "ধন্যবাদ" এবং আরও আনুষ্ঠানিক ইমেল সাইন-অফের পরিবর্তে পুরোপুরি গ্রহণযোগ্য।
15. বরাবরের মতো
একটি ইমেল শেষ করার সাধারণত পছন্দের উপায় হল "যেমন"। এটি প্রাথমিক যোগাযোগের জন্য একটি আদর্শ ফিনিশার নাও হতে পারে, তবে আপনি প্রায়শই ইমেলে কথা বলেন এমন কাউকে উত্তর দেওয়ার জন্য এটি দুর্দান্ত। এটি পড়ার জন্য কোনও প্রত্যাশা, অর্থ বা সুর বহন করে না। এটি কেবল আপনি আপনার হিসাবে সাইন অফ করছেন।
সচরাচর জিজ্ঞাস্য
এমন কিছু সময় আছে যখন নিখুঁত ইমেল আপনার জীবনের পরবর্তী ধাপে দারুণ প্রভাব ফেলতে পারে। আপনাকে নিখুঁত ইমেল পাঠাতে সাহায্য করার জন্য এখানে ইমেল সাইন-অফ সম্পর্কে আরও কিছু প্রশ্ন রয়েছে৷
একটি ইমেল সাইন অফ সত্যিই একটি বড় চুক্তি?
আপনি যে প্রেক্ষাপটে একটি ইমেল পাঠাচ্ছেন তার উপর এটি সব নির্ভর করে। আপনি যদি কোনও সহকর্মীকে ইমেলের মাধ্যমে একটি মেমো পাঠান বা সহপাঠীকে কিছু ক্লাস নোট পাঠান তবে এটি সম্ভবত এত বড় ব্যাপার নয়। যাইহোক, ভুল ইমেল সাইন-অফ ভুল বার্তা পাঠাতে পারে। উদাহরণ স্বরূপ, আপনি যদি এমন কাউকে 'হ্যাঁ, ধন্যবাদ' পাঠান যিনি আপনাকে সাহায্য করার চেষ্টা করছেন, তাহলে তা স্নাইড বা ব্যঙ্গাত্মক হিসাবে আসতে পারে।
দুর্ভাগ্যবশত, পাঠ্য-ভিত্তিক যোগাযোগের প্রসঙ্গ নেই যার অর্থ আপনার প্রাপকের পক্ষে ভুল ধারণা পাওয়া সহজ। সুতরাং, আপনি যে বার্তাটি পাঠাচ্ছেন তা আপনার পাঠক কীভাবে গ্রহণ করবে সে সম্পর্কে সতর্ক থাকুন কারণ, হ্যাঁ, আপনার পাঠক সম্ভবত আপনার সাইন-অফ দেখতে পাবেন।
আমি একটি স্বাক্ষর যোগ করা উচিত?
একেবারেই! আপনার নাম, যোগাযোগের তথ্য এবং কোম্পানির তালিকা করা আপনার প্রাপকের জন্য ভবিষ্যতে আপনাকে প্রতিক্রিয়া জানাতে অনেক সহজ করে তোলে। উল্লেখ করার মতো নয়, ইমেল যোগাযোগ কীভাবে কাজ করে তা বোঝেন এমন ব্যক্তির প্রতীক হিসাবে একটি স্বাক্ষর ব্যাপকভাবে গৃহীত হয়।
এটা overthink না
আপনি যদি কোন গুরুত্বপূর্ণ ইমেলটি পাঠানোর আগে কখনও পড়ে থাকেন এবং পুনরায় পড়ে থাকেন তবে এই বিভাগটি আপনার জন্য প্রযোজ্য।
অবশ্যই, আপনি কাকে ইমেল পাঠাচ্ছেন এবং কেন তা বিবেচনা করা স্বাভাবিক। যদি এটি একটি বিক্রয় ইমেল হয়, তবে একটি ইতিবাচক সাইন-অফ ছেড়ে দেওয়া ভাল যা একটি প্রতিক্রিয়াকে উত্সাহিত করে৷ "আমি আপনার সাথে আরও কথা বলার অপেক্ষায় আছি" এর মতো কিছু এখানে আদর্শ। কিন্তু, এই বাক্যাংশটি উদাহরণস্বরূপ একটি শোক ইমেলে ভাল কাজ করবে না।
যদিও এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল পাঠানো ভীতিজনক হতে পারে, বেশিরভাগ লোকেরা সাধারণত তাদের ইমেলগুলি স্কিম করে এবং আপনার সাইন-অফের সময় আপনাকে খুব বেশি বিচার করবে না।