কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আউটলুক ইমেলগুলিতে একটি স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করবেন

আপনার ইমেল বার্তায় একটি স্বাক্ষর যোগ করা এটি পেশাদারিত্বের একটি স্পর্শ দেয়। একটি লোগো এবং আপনার যোগাযোগের তথ্য নিক্ষেপ একটি অন্যথায় একটি অপ্রীতিকর চিঠিপত্র একটি ব্র্যান্ড প্রচার প্রদান করে. যারা অন্য উপায়ে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে ইচ্ছুক তাদের এটি করার ক্ষমতা দেয়। মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে একটি স্বাক্ষর তৈরি এবং ব্যবহার করা একটি সহজ যথেষ্ট কাজ। আপনি এমনকি আপনার লক্ষ্য দর্শকদের উপর নির্ভর করে একটি বাতিক চালু করতে একাধিক ব্যক্তিগতকৃত স্বাক্ষর তৈরি করতে পারেন।

যাইহোক, আউটলুক শুধুমাত্র নতুন পাঠানো বা ফরোয়ার্ড করা ইমেল বার্তাগুলিতে একটি স্বাক্ষর সংযুক্ত করবে। একটি স্বাক্ষর তৈরি করার আগে আপনি যে ইমেলগুলি পাঠিয়েছেন তা এখনও অনুপস্থিত থাকবে৷ পুরানো বার্তাগুলিতে একটি স্বাক্ষর যুক্ত করার জন্য, আপনাকে Outlook সেটিংসে যেতে হবে এবং কিছু জিনিস পরিবর্তন করতে হবে।

আপনার স্বাক্ষরে পাঠ্য, ছবি, আপনার ইলেকট্রনিক বিজনেস কার্ড, একটি লোগো, এমনকি আপনার হাতে লেখা স্বাক্ষরের একটি ছবিও অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। আপনি Outlook সেট আপ করতে পারেন যাতে স্বাক্ষরগুলি সমস্ত বহির্গামী বার্তাগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয় বা আপনার স্বাক্ষর তৈরি করে এবং কেস-বাই-কেস ভিত্তিতে বার্তাগুলিতে যোগ করে।

আপনার আউটলুক চিঠিপত্রে একটি স্বাক্ষর যোগ করা

একটি স্বাক্ষর সহ আপনার ইমেলগুলিকে স্প্রুস করার পদক্ষেপগুলি আপনি বর্তমানে ব্যবহার করছেন আউটলুকের সংস্করণের উপর নির্ভর করবে। যারা সফ্টওয়্যারটির পুরানো সংস্করণ (2007 - 2010) ব্যবহার করছেন তাদের জন্য একটি প্রক্রিয়া রয়েছে এবং একটি নতুন সংস্করণ (2010+) পাশাপাশি Microsoft Office 365 ব্যবহারকারীদের জন্য রয়েছে।

নতুন সংস্করণ দিয়ে শুরু করা যাক।

আউটলুক সংস্করণ 2010+ 365 এর জন্য আউটলুক সহ

আপনার Outlook ইমেলের জন্য একটি নতুন স্বাক্ষর তৈরি করতে:

1. একটি নতুন ইমেল তৈরি করতে ক্লিক করুন.
2. ক্লিক করুন স্বাক্ষর এবং তারপর স্বাক্ষর "বার্তা" ট্যাব থেকে।
   • আপনার আউটলুক উইন্ডোর আকারের উপর নির্ভর করে এবং আপনি একটি নতুন ইমেল বার্তা রচনা করছেন বা একটি উত্তর বা ফরওয়ার্ড করছেন কিনা, "বার্তা" ট্যাব এবং স্বাক্ষর বোতাম দুটি ভিন্ন অবস্থানে হতে পারে। তবে সিগনেচার বোতামটি সাধারণত সাথে থাকে ফাইল সংযুক্ত এবং আইটেম সংযুক্ত করুন "বার্তা" মেনুর "অন্তর্ভুক্ত" বিভাগের ভিতরে।
3. "ইমেল স্বাক্ষর" ট্যাবে, "সম্পাদনা করার জন্য স্বাক্ষর নির্বাচন করুন" বাক্সের অধীনে, নির্বাচন করুন নতুন এবং "নতুন স্বাক্ষর" ডায়ালগ বক্সে আপনার নতুন স্বাক্ষরের জন্য একটি নাম যোগ করুন।
4. "স্বাক্ষর সম্পাদনা করুন" এর ঠিক নীচে, প্রদত্ত এলাকার ভিতরে আপনার স্বাক্ষর রচনা করুন।
   • উইন্ডোটি আপনাকে ফন্ট, ফন্টের রঙ এবং আকার পরিবর্তন করার পাশাপাশি পাঠ্য সারিবদ্ধকরণের ক্ষমতা প্রদান করে।
   • আপনার ইমেল স্বাক্ষরে লিঙ্ক এবং ছবি যুক্ত করতে, ফন্ট এবং রঙ পরিবর্তন করতে এবং পাঠ্যটিকে ন্যায্যতা দিতে, আপনি "স্বাক্ষর সম্পাদনা করুন" এর অধীনে মিনি ফরম্যাটিং বার ব্যবহার করে তা করতে পারেন।
   • এমনকি আপনি আপনার টেক্সট ফরম্যাট করতে Microsoft Word ব্যবহার করে বুলেট, টেবিল বা সীমানা সহ আরও শক্তিশালী স্বাক্ষর তৈরি করতে পারেন। তারপর একটি সাধারণ অনুলিপি ব্যবহার করে এটি স্থানান্তর করুন ( Ctrl+C ) এবং পেস্ট ( Ctrl+V ) "স্বাক্ষর সম্পাদনা করুন" বাক্সে স্বাক্ষরের উপর।
   • আপনি আপনার স্বাক্ষরে সোশ্যাল মিডিয়া আইকন এবং লিঙ্ক যোগ করতে পারেন যা আমি পরে স্পর্শ করব।
5. স্বাক্ষরটি আপনি যেভাবে চান তা হয়ে গেলে, "ডিফল্ট স্বাক্ষর চয়ন করুন" এর অধীনে, নিম্নলিখিত বিকল্পগুলি সেট করুন:
   • "ইমেল অ্যাকাউন্ট" ড্রপ-ডাউন ব্যবহার করে আপনার স্বাক্ষর যুক্ত করার জন্য একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট চয়ন করুন৷ আপনি Outlook এর জন্য ব্যবহার করেন এমন প্রতিটি ইমেল অ্যাকাউন্টের জন্য আপনার আলাদা স্বাক্ষর থাকতে পারে।
   • ভবিষ্যতের সমস্ত বার্তাগুলিতে আপনার স্বাক্ষর স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত করতে, "নতুন বার্তা" ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন এবং একটি স্বাক্ষর নির্বাচন করুন৷ আপনি যদি এটিকে ডিফল্টরূপে স্বয়ংক্রিয় হিসাবে সেট না করা পছন্দ করেন তবে বেছে নিন (কোনও) . এটি এমন করে দেবে যাতে আপনার পাঠানো প্রতিটি নতুন বার্তায় ফরওয়ার্ড করা এবং উত্তর দেওয়া সহ কোনও স্বাক্ষর থাকে না।
   • আপনি যে বার্তাগুলির উত্তর দেন এবং ফরোয়ার্ড করেন তাতে একটি স্বাক্ষর প্রদর্শিত হওয়ার জন্য, "উত্তর/ফরোয়ার্ড" ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন এবং একটি স্বাক্ষর নির্বাচন করুন। আপনি যে কোনো ইমেলের উত্তর বা ফরোয়ার্ড করার সময় এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই স্বাক্ষর যোগ করবে। এই সেট না আছে, নির্বাচন করুন (কোনও) পরিবর্তে.
6. এখন যে শেষ, ক্লিক করুন ঠিক আছে আপনার স্বাক্ষর সংরক্ষণ করতে এবং আপনার নতুন বার্তায় ফিরে যেতে ফিরে যেতে বোতাম।
   • এটি লক্ষ্য করা গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি যে বর্তমান বার্তাটিতে স্বাক্ষর তৈরি করেছেন তাতে স্বাক্ষর থাকবে না। কিছু কারণে, স্বাক্ষরটি শুধুমাত্র অনুসরণ করা বার্তাগুলিতে প্রদর্শিত হবে। আপনি যদি একটি ব্যবহার করার অপেক্ষায় থাকেন তবে আপনাকে ম্যানুয়ালি স্বাক্ষর যোগ করতে হবে।

ম্যানুয়ালি একটি স্বাক্ষর সন্নিবেশ করান

একটি স্বাক্ষর তৈরি করার উদ্দেশ্যে আপনি যে নতুন বার্তাটি শুরু করেছেন বা যারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি স্বাক্ষর সেট করতে চান না, আপনি এখনও ম্যানুয়ালি একটি স্বাক্ষর সন্নিবেশ করতে পারেন৷

তাই না:

1. আপনার ইমেল বার্তা খোলার সাথে, "বার্তা" ট্যাবে ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন স্বাক্ষর .
2. এটি আপনার তৈরি করা সমস্ত সংরক্ষিত স্বাক্ষর প্রদর্শন করে একটি ফ্লাই-আউট মেনু খুলবে। এটিতে ক্লিক করে বিকল্পগুলি থেকে আপনি যে স্বাক্ষরটি ব্যবহার করতে চান তা চয়ন করুন। এটি এখন আপনার বর্তমান বার্তায় প্রদর্শিত হবে।

আপনার স্বাক্ষরে একটি লোগো বা ছবি যোগ করা

ব্র্যান্ডের সাধারণত লোগোর প্রয়োজন হয়। আপনার স্বাক্ষরে একটি লোগো বা সোশ্যাল মিডিয়া আইকনের মতো একটি ছবি যুক্ত করার জন্য:

1. একটি নতুন ইমেল বার্তা খুলুন এবং "বার্তা" ট্যাবে ক্লিক করুন।
2. ক্লিক করুন স্বাক্ষর এবং তারপর স্বাক্ষর .
3. "সম্পাদনা করার জন্য স্বাক্ষর নির্বাচন করুন" বাক্সে এটি নির্বাচন করে আপনি যে স্বাক্ষরটি লোগো বা চিত্র যোগ করতে চান তা চয়ন করুন৷
4. ক্লিক করুন ছবি সংযুক্ত কর আইকন, আপনার পিসি ফাইলগুলি থেকে আপনি যে চিত্রটি যুক্ত করতে চান তা সনাক্ত করুন এবং তারপরে নির্বাচন করুন ঢোকান .
   • আপনি ছবিতে ডান ক্লিক করে এবং পছন্দ করে আপনার ছবি বা লোগোর আকার পরিবর্তন করতে পারেন ছবি মেনু বিকল্প থেকে। "আকার" ট্যাবে ক্লিক করুন এবং আপনার স্পেসিফিকেশনে আপনার চিত্রের আকার পরিবর্তন করতে প্রদত্ত বিকল্পগুলি ব্যবহার করুন।
   • ছবির অনুপাত বজায় রাখার জন্য "লক আকৃতির অনুপাত" বক্সটি চেক করুন।
5. একবার ইমেজ রিসাইজ হয়ে গেলে এবং যেতে প্রস্তুত হলে, ক্লিক করুন ঠিক আছে .
6. ক্লিক করে এই অনুসরণ করুন ঠিক আছে আবার আপনার স্বাক্ষরে করা সমস্ত পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে।

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক সংস্করণ 2007 - 2010

Microsoft Outlook এর একটি পুরানো সংস্করণ ব্যবহার করে একটি নতুন স্বাক্ষর তৈরি করতে:

1. একটি নতুন বার্তা তৈরি করতে বেছে নিন।
2. "বার্তা" ট্যাবে ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন স্বাক্ষর "অন্তর্ভুক্ত" বিভাগ থেকে।
3. এটি পপ আপ হলে স্বাক্ষরগুলিতে ক্লিক করুন।
4. "ই-মেইল স্বাক্ষর" ট্যাব থেকে, ক্লিক করুন নতুন .
5. আপনার স্বাক্ষরের জন্য একটি নাম টাইপ করুন এবং তারপরে ক্লিক করুন ঠিক আছে বোতাম
6. "স্বাক্ষর সম্পাদনা করুন" বাক্সের মধ্যে আপনি আপনার স্বাক্ষরে যে পাঠ্যটি অন্তর্ভুক্ত করতে চান তা টাইপ করুন।
   • আপনি যে পাঠ্যটি সম্পাদনা করতে চান তা হাইলাইট করে এবং তারপর পছন্দসই বিকল্পগুলির জন্য স্টাইল এবং ফর্ম্যাটিং বোতামগুলি ব্যবহার করে আপনি আপনার পাঠ্য বিন্যাস করতে পারেন।
   • ইমেজ, হাইপারলিঙ্ক এবং ই-বিজনেস কার্ডের মতো অতিরিক্ত উপাদান যোগ করে, আপনি যেখানে উপাদানটি দেখতে চান সেখানে ক্লিক করুন এবং:
     • ই-বিজনেস কার্ড - ক্লিক করুন বিজনেস কার্ড বোতাম এবং তারপরে "ফাইলড এজ" তালিকার একটি পরিচিতিতে ক্লিক করুন। ক্লিক করুন ঠিক আছে বোতাম
     • হাইপারলিঙ্ক - ক্লিক করুন হাইপারলিঙ্ক আইকন এবং ইউআরএলটি টাইপ করুন (বা পেস্ট করুন) যাতে আপনার লিঙ্কটি পাঠ্যটিকে সংযুক্ত করবে। ক্লিক করুন ঠিক আছে বোতাম
     • ছবি/ছবি - চিত্র আইকনে ক্লিক করুন, আপনার স্বাক্ষরে আপনি যে ছবিটি আপলোড করতে চান সেটি সনাক্ত করুন, এটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে ক্লিক করুন ঠিক আছে বোতাম
7. আপনার সম্পাদনা শেষ হয়ে গেলে, আপনার স্বাক্ষর তৈরি করার জন্য ঠিক আছে ক্লিক করুন।
   • স্বাক্ষর তৈরি করার জন্য আপনি বর্তমানে যে ইমেলটি খুলছেন তাতে স্বাক্ষরটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হবে না। আপনাকে ম্যানুয়ালি এটি করতে হবে।

আপনার ইমেল বার্তা স্বাক্ষর যোগ করা

সমস্ত বহির্গামী বার্তা, উত্তর এবং ফরওয়ার্ডগুলিতে স্বাক্ষরগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বা ম্যানুয়ালি যোগ করা যেতে পারে। প্রেরিত ইমেল প্রতি শুধুমাত্র একটি স্বাক্ষর ব্যবহার করা যেতে পারে তাই আপনি যদি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি সেট বেছে নিতে চান, তবে স্বাক্ষরটি দর্শকদের একটি বিস্তৃত পরিসরের জন্য প্রস্তুত করা হলে এটি সর্বোত্তম হবে।

আপনার ইমেল বার্তায় স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি স্বাক্ষর সন্নিবেশ করতে:

1. একটি নতুন ইমেল তৈরি করুন.
2. "বার্তা" ট্যাবে যান এবং অন্তর্ভুক্ত বিভাগে অবস্থিত স্বাক্ষরে ক্লিক করুন।
3. এটি পপ আপ হলে স্বাক্ষরে ক্লিক করুন।
4. "ডিফল্ট স্বাক্ষর চয়ন করুন" সনাক্ত করুন, "ই-মেইল অ্যাকাউন্ট তালিকা" ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন, একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট চয়ন করুন যার সাথে আপনি একটি স্বাক্ষর যুক্ত করতে চান৷
5. "নতুন বার্তা" তালিকা থেকে একটি নির্বাচন করে আপনি যে স্বাক্ষরটি অন্তর্ভুক্ত করতে চান তা নির্বাচন করুন৷
   • ফরোয়ার্ড এবং উত্তরের জন্য, একটি স্বাক্ষর যোগ করতে, "উত্তর/ফরোয়ার্ড ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে একটি স্বাক্ষর চয়ন করুন৷ ক্লিক (কোনও) আপনি যদি স্বাক্ষর না করতে চান তবে আপনার উত্তর এবং ইমেল বার্তা ফরোয়ার্ড করুন।
6. ক্লিক ঠিক আছে আপনার স্বাক্ষর সেটিংস সংরক্ষণ করতে.

আপনার ইমেল বার্তায় ম্যানুয়ালি একটি স্বাক্ষর যোগ করতে:

1. একটি নতুন ইমেল বার্তা তৈরি করুন।
2. "বার্তা" ট্যাবে ক্লিক করুন।
3. ক্লিক করুন স্বাক্ষর , "অন্তর্ভুক্ত" বিভাগে পাওয়া যায়।
4. সরাসরি ক্লিক করে আপনি যে স্বাক্ষরটি সন্নিবেশ করতে চান তা চয়ন করুন৷

স্বাক্ষর এখন আপনার বহির্গামী বার্তা প্রদর্শিত হবে. আপনি যদি ভুলভাবে বেছে নেন বা আপনার যোগ করা স্বাক্ষর মুছতে চান, তাহলে বার্তায় স্বাক্ষরটি হাইলাইট করুন এবং ক্লিক করুন মুছে ফেলা (বা ব্যাকস্পেস ) আপনার কীবোর্ডে।

Outlook.com এর সাথে একটি Microsoft Office 365 অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করা

যারা Microsoft Office 365 অ্যাকাউন্টের সাথে ওয়েবে Outlook ব্যবহার করছেন তাদের জন্য, আপনাকে উভয় পণ্যেই একটি স্বাক্ষর তৈরি করতে হবে।

ওয়েবে Outlook-এ ইমেল স্বাক্ষর তৈরি এবং ব্যবহার করতে:

1. আপনার Outlook.com অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন এবং আপনার খুলুন সেটিংস ক্লিক করে কগ হুইল পৃষ্ঠার শীর্ষে আইকন।
2. ক্লিক করুন মেইল , তারপর রচনা করুন এবং উত্তর দিন .
3. ইমেল স্বাক্ষর এলাকায় আপনার স্বাক্ষর টাইপ করুন.
   • আপনি আপনার পছন্দ অনুযায়ী আপনার স্বাক্ষরের চেহারা পরিবর্তন করতে প্রদত্ত ফর্ম্যাটিং বিকল্পগুলি ব্যবহার করতে পারেন।
   • আপনার প্রতি অ্যাকাউন্টে শুধুমাত্র একটি স্বাক্ষর থাকতে পারে।
   • ভবিষ্যতের সমস্ত বার্তাগুলির জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্বাক্ষরটিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত করতে, "আমার লেখা নতুন বার্তাগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আমার স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করুন" বাক্সে একটি চেকমার্ক রাখুন৷ এটি এমন করে যে ভবিষ্যতের সমস্ত রচনা ইমেল আপনার স্বাক্ষর নীচে প্রদর্শিত হবে।
   • ফরোয়ার্ড এবং উত্তরগুলির জন্য "আমি যে বার্তাগুলি ফরওয়ার্ড করি বা উত্তর দিই সেগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আমার স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করুন" বাক্সে একটি চেকমার্কের প্রয়োজন হবে৷
   • এই বিকল্পগুলির যেকোনও একটি চেক না করে, আপনি এগিয়ে গিয়ে প্রতিটি ইমেল বার্তায় ম্যানুয়ালি আপনার স্বাক্ষর যোগ করতে হবে।
4. সম্পাদনা শেষ হলে, ক্লিক করুন সংরক্ষণ .

ম্যানুয়ালি আপনার স্বাক্ষর যোগ করতে:

1. আপনার মেইলবক্সে, নতুন বার্তা নির্বাচন করুন।
2. আপনার বার্তাটি সম্পূর্ণরূপে রচনা করুন এবং ট্রিপল-ডট আইকনে ক্লিক করুন।
3. এখান থেকে বেছে নিন স্বাক্ষর ঢোকান .
4. আপনার বার্তা বেরিয়ে যাওয়ার জন্য প্রস্তুত হয়ে গেলে, ক্লিক করুন পাঠান বোতাম