আসানে অতিথিদের কীভাবে যুক্ত করবেন

টিম ম্যানেজমেন্ট অ্যাপগুলি টিমের সবাইকে সংগঠন সম্পর্কিত একই পৃষ্ঠায় রাখার জন্য দুর্দান্ত। Asana-এর মাধ্যমে, ব্যবস্থাপকরা দক্ষতার সাথে কাজগুলি বিতরণ করতে পারেন এবং তাদের গুরুত্বপূর্ণ প্রকল্পগুলির জন্য একটি অতিরিক্ত কর্মী সরবরাহ করতে সহায়তাকারী দলগুলিতে অতিথি সদস্যদের যোগ করতে পারেন।

আপনি একটি দলকে নেতৃত্ব দিচ্ছেন বা আপনি কেবল একজন সদস্যই হোন না কেন, আমরা আপনাকে প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টে দক্ষতা অর্জন এবং আসানায় আপনার সংস্থা বা দলে অতিথিদের কীভাবে যোগ করতে হয় সে সম্পর্কে সমস্ত কিছু বলব। আরো জানতে পড়ুন।

আসানে অতিথিদের কীভাবে যুক্ত করবেন

Asana কোম্পানিগুলিকে নতুন সদস্য যোগ করার অনুমতি দেয়, এমনকি তাদের একটি ইমেল ডোমেন না থাকলেও৷ এই বৈশিষ্ট্যটি নির্দিষ্ট কাজে নতুন সহযোগীদের যোগ করতে বা আপনার অগ্রগতি অনুসরণ করতে গ্রাহকদের যোগ করতে কাজে আসে। গেস্ট স্ট্যাটাস প্রতিষ্ঠানের ডোমেন সহ ইমেল ছাড়াই যে কাউকে প্রতিষ্ঠানের অতিথি হওয়ার অনুমতি দেয়।

আসানায় সংস্থার প্রশাসকরা হলেন সেই ব্যক্তিরা যারা অতিথিদের আমন্ত্রণ জানাতে এবং যোগ করার জন্য অনুমোদিত৷ শুধুমাত্র প্রশাসক, সংস্থার সদস্য বা সবাই দলে নতুন লোকেদের আমন্ত্রণ জানাতে পারে কিনা তা বেছে নিয়ে তারা সিদ্ধান্ত নিতে পারে যে কে নতুন সদস্য যোগ করতে পারে।

অ্যাডমিন কনসোল থেকে অতিথিদের আমন্ত্রণ জানানোর উপায় এখানে:

  1. আসন খুলুন এবং উপরের ডানদিকে কোণায় "সদস্য" বোতামে ক্লিক করুন।

  2. "সদস্যদের আমন্ত্রণ জানান" বোতামে আলতো চাপুন।

  3. আপনি যাকে আমন্ত্রণ জানাতে চান তার ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন।

  4. ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে, আপনি তাদের বরাদ্দ করতে চান এমন প্রকল্পটি বেছে নিন।

  5. "পাঠান" ক্লিক করে নিশ্চিত করুন।

এখানে কাউকে একটি প্রকল্পে যোগ দেওয়ার জন্য আমন্ত্রণ জানানোর পদক্ষেপগুলি রয়েছে:

  1. Asana এবং প্রকল্পটি খুলুন যেখানে আপনি নতুন অতিথিদের আমন্ত্রণ জানাতে চান।

  2. "সদস্য" আইকনে ক্লিক করুন, এবং এটি একটি "শেয়ার প্রজেক্ট" উইন্ডো খুলবে।

  3. আপনি নতুন দলের সদস্য বা অতিথিদের তাদের নাম বা ইমেল ঠিকানা টাইপ করে আমন্ত্রণ জানাতে পারেন।

কিভাবে আপনার প্রতিষ্ঠানে লোকেদের আমন্ত্রণ জানাবেন

আপনার প্রকল্পে নতুন সদস্য বা অতিথিদের আমন্ত্রণ জানানোর সবচেয়ে সহজ উপায় হল তাদের একটি শেয়ারযোগ্য আমন্ত্রণ লিঙ্ক পাঠানো। আসানা ব্যবহারকারীরা এই লিঙ্কগুলি স্ল্যাক, মাইক্রোসফ্ট টিম, ইমেল বা এমনকি পাঠ্য বার্তার মাধ্যমেও অনেক চ্যানেলে ভাগ করতে পারেন। শেয়ারযোগ্য লিঙ্কগুলি নতুন সদস্যদের আমন্ত্রণ জানানোর জন্য দুর্দান্ত, এবং অতিথিদের জন্য ইমেল সেরা৷

আপনি যদি কাউকে একটি প্রকল্পে আমন্ত্রণ জানাতে চান তবে আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে:

  1. আসন খুলুন।

  2. বাম সাইডবারে, আপনি যে প্রকল্পটি ভাগ করতে চান সেটি খুঁজুন।

  3. উপরের ডান কোণায় অবস্থিত "শেয়ার" বোতামে ক্লিক করুন।

  4. আপনি কাউকে ইমেল বা শেয়ারযোগ্য লিঙ্কের মাধ্যমে আমন্ত্রণ জানাতে চান কিনা তা চয়ন করুন৷

  5. প্রকল্প শেয়ার করার জন্য লিঙ্ক কপি করুন.

আপনি যদি কাউকে দলে আমন্ত্রণ জানাতে চান তবে আপনি কীভাবে এটি করতে পারেন তা এখানে:

  1. আসন খুলুন।

  2. আপনার দলের নামের উপর ক্লিক করুন.

  3. "আমন্ত্রণ" বোতামে আলতো চাপুন।

  4. পপ-আপ উইন্ডোতে, আপনি ইমেল বা লিঙ্ক ব্যবহার করে সদস্যদের আমন্ত্রণ জানাতে চান কিনা তা স্থির করুন।

অতিরিক্ত প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

আপনি কি আসানে প্রকল্প এবং কাজগুলি ব্যক্তিগত রাখতে পারেন?

হ্যাঁ, আসানায় আপনার সমস্ত প্রকল্পের সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ আপনার আছে, এবং আপনি তাদের অবস্থা নির্ধারণ করতে পারেন। অনুমতি নিয়ন্ত্রণ আপনাকে তথ্যের প্রতিটি অংশ এবং সংস্থার সদস্যদের কাছে এর দৃশ্যমানতার উপর নজর রাখতে দেয়। প্রত্যেক ব্যক্তি নির্ধারণ করতে পারে যে তারা শুধুমাত্র তাদের দল এবং সহযোগীদের সাথে বা সংস্থার অন্য সবার সাথে কিছু ভাগ করতে চায় কিনা।

যদি কাজগুলি একটি ব্যক্তিগত প্রকল্পের অংশ হয়, তবে তাদের দৃশ্যমানতা শুধুমাত্র প্রকল্প এবং এর কাজগুলিতে সরাসরি কাজ করা সহযোগীদের মধ্যে সীমাবদ্ধ। প্রত্যেক সহযোগী তাদের টাস্ক বা সাবটাস্ক দেখতে পারে, কিন্তু তারা একই প্রতিষ্ঠানে থাকলেও অন্য লোকেদের কাজগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে না।

কখনও কখনও, যখন আপনি নির্দিষ্ট তথ্য কিছু দলের সদস্যদের মধ্যে থাকতে চান, আপনি এই প্রকল্পগুলিকে ব্যক্তিগত বা এমনকি মন্তব্য-শুধু হিসেবে চিহ্নিত করতে পারেন। একবার আপনি আপনার কাজগুলিকে সর্বজনীন হিসাবে সেট করলে, সেগুলি আপনার সংস্থা বা টিমের প্রত্যেকের জন্য উপলব্ধ হয়ে যায়৷

আপনি যখন আপনার প্রকল্পের গোপনীয়তা পরিবর্তন করার সিদ্ধান্ত নেন, তখন আপনাকে এটি করতে হবে:

• উপরের ডানদিকে কোণায় "+" এ ক্লিক করুন।

• সেখানে, আপনি আপনার টিমের সমস্ত সদস্য এবং অতিথিদের দেখতে পাবেন এবং উপরে, আপনি "ব্যক্তিগত করুন" দেখতে পাবেন।

• একবার আপনি "ব্যক্তিগত করুন" এ ক্লিক করলে আপনার প্রকল্পটি শুধুমাত্র দলের সদস্যদের জন্য উপলব্ধ হবে৷

বিকল্পভাবে, আপনি যদি কোনো টাস্কের স্ট্যাটাসকে প্রাইভেট করতে চান, তাহলে আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে:

• আসানে একটি টাস্ক খুলুন।

• উপরের ডানদিকে কোণায় "মেক প্রাইভেট" এ ক্লিক করুন।

• এইভাবে, কাজটি শুধুমাত্র আপনার এবং অন্যান্য সহযোগীদের দেখার জন্য ব্যক্তিগত।

• আপনি যদি এই কাজটি ব্যক্তিগত রাখতে চান তবে পৃষ্ঠার নীচের সমস্ত সহযোগীদের সরান৷

আপনি একই প্রকল্পে সদস্য এবং অতিথি উভয় যোগ করতে পারেন?

প্রকৃতপক্ষে, আপনি একই প্রকল্পে সদস্য এবং অতিথি উভয়কেই যোগ করতে পারেন। একবার তারা একই দলে থাকলে, তারা একে অপরের নাম দেখতে এবং আরও যোগাযোগ করতে সক্ষম হবে। যদি দুজন অতিথি বর্তমানে একে অপরকে একজন "ব্যক্তিগত ব্যবহারকারী" হিসাবে দেখেন তবে এর অর্থ হল তারা একই প্রকল্পে কাজ করছেন না বা একই দলে নেই৷ একবার তাদের একই প্রকল্পে নিয়োগ করা হলে, তাদের নাম দৃশ্যমান হয়ে যায়।

সদস্যদের সংগঠনে অতিথিদের আমন্ত্রণ জানানোর অনুমতি দেওয়া হয়, তবে অ্যাডমিনরাই চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেন। অবশ্যই, একজন সদস্য শুধুমাত্র তারা যে প্রকল্পগুলিতে কাজ করছেন তাতে অতিথিদের যোগ করতে পারেন এবং প্রশাসক তাদের সমস্ত সক্রিয় প্রকল্পের পাশাপাশি লুকানো প্রকল্পগুলিতে যোগ করতে পারেন।

আপনি কি আসনটিতে একাধিক অ্যাসাইনি থাকতে পারেন?

বর্তমানে, আসানায় একাধিক অ্যাসাইনি থাকা সম্ভব নয়। শুধুমাত্র একজন ব্যক্তিকে একটি কাজের জন্য বরাদ্দ করা যেতে পারে কারণ তারা এটি সম্পূর্ণ করার জন্য দায়ী।

বিভিন্ন লোকের মধ্যে একটি টাস্ক শেয়ার করার একটি উপায় হল এক বা একাধিক সাবটাস্ক যোগ করা, যেখানে আপনি সহজেই আরও সহযোগীদের লুপ করতে পারেন। আরেকটি উপায় হল "অ্যাসাইন কপি" বিকল্পটি ব্যবহার করা এবং একই টাস্কের কপিগুলিতে আরও বেশি লোক কাজ করা।

আসন কি দলের সাথে একীভূত হয়?

Asana এবং Microsoft Teams একটি সফল টিম ম্যানেজমেন্ট টুল সহ-তৈরি করেছে। মাইক্রোসফ্ট টিমগুলির জন্য আসন ব্যবহার করে, দলগুলি আরও দক্ষতার সাথে একসাথে কাজ করতে পারে। এই ইন্টিগ্রেশনের মধ্যে, আপনি সহযোগীদের সাথে কথা বলার জন্য টিম ব্যবহার করতে পারেন এবং কাজগুলি বিতরণ করতে Asana ব্যবহার করতে পারেন।

ইন্টিগ্রেশন আপনাকে যা করতে সক্ষম করে তা এখানে:

• টিমের মধ্যে আসানা কাজ, প্রকল্প এবং আপডেট অনুসরণ করুন।

• আসানায় প্রকল্প অনুসন্ধান করতে টিম ব্যবহার করুন।

• উভয় প্ল্যাটফর্ম জুড়ে কাজ করে এমন কাস্টম বিজ্ঞপ্তি তৈরি করুন।

• আপনার সমস্ত বিজ্ঞপ্তি পছন্দ কাস্টমাইজ করুন।

• সমস্ত Microsoft Office ফাইল ব্যবহার করুন এবং সেগুলিকে Asana প্রোজেক্ট এবং টাস্কে সংযুক্ত করুন।

• Asana কার্য এবং প্রকল্পগুলির জন্য সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ ডেটা সংরক্ষণ করতে OneDrive ব্যবহার করুন৷

আসানে অতিথিরা কী করতে পারেন?

অতিথিদের সংগঠনের সদস্যদের মতো একই স্তরের অ্যাক্সেস থাকতে পারে না। উপরন্তু, তারা শুধুমাত্র তাদের সাথে শেয়ার করা তথ্য বা ফাইলগুলি দেখতে সক্ষম হবেন যা তাদের সাথে বা তারা আছেন এমন একটি গোষ্ঠীর মধ্যে। অতিথিরা তাদের সাথে ভাগ করা কাজ, প্রকল্প এবং সর্বজনীন প্রকল্পগুলি দেখতে পারবেন কিন্তু সম্পাদনা করার অনুমতি নেই। তাদের

অর্থপ্রদানের বৈশিষ্ট্যগুলি উপলব্ধ, তবে যখন এটি কাস্টম ক্ষেত্রগুলি তৈরি, সম্পাদনা বা এমনকি মুছে ফেলার ক্ষেত্রে আসে, আপনি যদি আসানায় অতিথি হন তবে এটি অসম্ভব হবে৷

এখানে অতিথিদের কী অ্যাক্সেস রয়েছে:

• অতিথিরা গ্রুপের সদস্য হতে পারবেন না

• অতিথিরা তাদের ইমেল ঠিকানা পরিবর্তন না করে গোষ্ঠীর সদস্য হতে পারবেন না৷

• অতিথিরা অন্য দলগুলি ব্রাউজ করতে পারবেন না বা সংস্থার মধ্যে বিভিন্ন গ্রুপ অ্যাক্সেস করতে পারবেন না৷

একটি সংস্থায় অতিথি হওয়ার অর্থ কী?

অতিথিরা হলেন সেইসব ব্যবহারকারী যাদের কোম্পানির কোনো অফিসিয়াল ইমেল অ্যাকাউন্ট নেই। তারা হাতে এক বা একাধিক প্রকল্পের সাথে দলকে সাহায্য করার জন্য একটি আমন্ত্রণ পান। একটি গেস্ট স্ট্যাটাস দিয়ে, আপনি ক্লায়েন্ট, গ্রাহক বা অন্য যে কেউ প্রকল্পে কাজ করে তাদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। যাইহোক, সংস্থার অভ্যন্তরে, আপনি কেবলমাত্র অন্যরা আপনার সাথে কী ভাগ করেছেন তা দেখতে পাবেন।

আসানায়, অতিথিরা প্রকল্প বা টাস্কের মধ্যে মানগুলি যোগ বা সম্পাদনা করতে পারেন, তবে তারা সেগুলি মুছতে বা নতুন তৈরি করতে পারবেন না। অতিরিক্তভাবে, কাস্টম ফিল্ড ম্যানেজমেন্ট ব্যতীত, আপনি তাদের ব্যবহার করার অনুমতি দেন এমন সমস্ত প্রিমিয়াম বৈশিষ্ট্যগুলিতে তাদের অ্যাক্সেস রয়েছে।

অতিথিরা একে অপরকে দেখতে পারেন?

অন্তত একটি প্রকল্পে একসঙ্গে কাজ করলেই অতিথিরা একে অপরকে দেখতে পাবেন। অন্যথায়, তারা অন্যদের "ব্যক্তিগত ব্যবহারকারী" হিসাবে দেখতে পাবে। এইভাবে, সংস্থাটি নিশ্চিত করে যে তারা তাদের নাম দেখতে পাবে না যদি না তারা একসাথে কিছুতে কাজ করে।

অতিথি এবং সীমিত অ্যাক্সেস সদস্যের মধ্যে পার্থক্য কী?

অতিথি এবং সীমিত অ্যাক্সেস সদস্য (LAM) উভয়ই কর্পোরেট মইয়ের নীচে। সংক্ষেপে, LAMগুলি ইতিমধ্যেই সংস্থার একটি অংশ, যখন অতিথিরা অস্থায়ী দলের সদস্য৷ অবশ্যই, যদি একজন অতিথি প্রতিভা এবং সন্তোষজনক ফলাফল দেখায়, তারা একজন LAM বা এমনকি সদস্য হতে পারে।

যদিও অতিথিরা কোম্পানির ডোমেন শেয়ার করেন না এবং আসানা প্ল্যানে গণনা করেন না, LAM-এর একটি কোম্পানির ইমেল ঠিকানা এবং একটি কোম্পানিতে আসন সংখ্যা থাকে। গেস্ট স্ট্যাটাস শুধুমাত্র সংস্থা এবং LAM-এর মধ্যেই বিদ্যমান যা Asana-এ উভয় সংস্থা এবং কর্মক্ষেত্রের একটি অংশ।

সর্বদা ট্র্যাকে থাকুন

দলগুলি পরিচালনা করা একটি সহজ কাজ নয়, তবে আসনের মতো সরঞ্জামগুলি আপনাকে কাজের চাপ পরিচালনা করতে এবং সময়মতো বিতরণকারী কার্যকরী দল তৈরি করতে সহায়তা করতে পারে। একটি নির্দিষ্ট টুলকিট দিয়ে সজ্জিত যা অ্যাডমিনদের সদস্যদের, অতিথিদের যোগ করতে দেয় এবং কয়েকটি ক্লিকে দলের সদস্যদের রিজিগল করতে দেয়, এটি যেকোনো পেশাদার কোম্পানির জন্য একটি অপরিহার্য টুল।

আশা করি, আমরা আপনাকে বুঝতে সাহায্য করেছি যে কিভাবে আসানা কাজ করে এবং কীভাবে এটির সর্বোচ্চ ব্যবহার করা যায়। এছাড়াও, আপনি এখন জানেন কিভাবে আপনার দলে অতিথিদের যোগ করতে হয় এবং আপনার সমস্ত প্রকল্পের দৃশ্যমানতা পরিচালনা করতে হয়।

আপনি কি আসন ব্যবহার করতে পছন্দ করেন? আপনি কি মাইক্রোসফ্ট টিমের সাথে এটি ব্যবহার করছেন?

নীচের মন্তব্য বিভাগে এটি সম্পর্কে আমাদের আরও বলুন।